Делопроизводитель (помощник генерального директора)

Описание

1. Требования: -Коммуникабельность. -Самостоятельность в зоне своей ответственности. - Грамотная устная и письменная речь. - Внимательность и пунктуальность. 2. Знания и умения: - Правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами, порядок создания и ведения баз данных служебных документов; - Правила организации и формы контроля исполнения документов; - Навыки делового общения и ведения телефонных переговоров. - Порядок работы с офисной техникой и программами для ПК (Word, Excel, PowerPoint), навыки организации видеоконференций (Zoom, Skype). 3.Непосредственные должностные обязанности делопроизводителя Управления: - планирование рабочего дня руководителя, ведение графика совещаний и переговоров. - прием поступающей на рассмотрение генерального директора корреспонденции, передача её в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы, либо подготовки ответов; - контроль за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых генеральному директору на подпись; - составление приказов по основной деятельности предприятия; - редактирование служебных записок, запросов, ответов и иной документации, представляемой генеральному директору или направляемой контрагентам; - учет и хранение документации; - подготовка совещаний, проводимых генеральным директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня), ведение и оформление протоколов совещаний; - осуществление контроля за исполнением работниками изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений генерального директора, взятых на контроль; - обеспечение приемной и офиса необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, водой и прочими расходными материалами; - организация приема посетителей; - содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников; - организация служебных командировок и участия в выставках, семинарах (заказ билетов, трансферов, гостиниц, организация схемы передвижения, коммуникация с принимающими сторонами); - отправка, получение и учёт корреспонденции, оплата счетов ФГУП Почта России; - контроль уборки внутренних помещений офиса, мониторинг оплаты счетов по уборке, - взаимодействие с типографией (приобретение визиток, табличек на офисные двери, штампов и другой полиграфической продукции); - выполнение отдельных служебных поручений генерального директора. Ведение воинского учета в организации (обучение в процессе работы). Образование: высшее без предъявлений требований к стажу или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.