Административный менеджер

Описание

1. Консолидация и организация закупочной деятельности для офиса:

• Формирование заявок и централизованная закупка канцелярских принадлежностей, продуктов питания, хозяйственного инвентаря, мебели, кофе и сопутствующих товаров;
• Ведение реестра закупок и контроль бюджета по категории.

2. Взаимодействие с контрагентами:

• Поиск и первичная оценка новых поставщиков;
• Инициирование и проведение тендеров, сравнение предложений на предмет цены, качества и SLA;
• Ведение переговоров и участие в согласовании коммерческих условий.

3. Финансово-договорной контроль:

• Контроль счетов от действующих и новых контрагентов (корректность, сроки, соответствие договору);
• Контроль договоров: инициирование заключения, сопровождение, продление, архивирование;
• Сбор первичной бухгалтерской отчетности и передача во внутреннюю финансовую службу.

4. Контроль качества предоставляемых услуг:

• Мониторинг работы сервисных подрядчиков (клининг, обслуживание кофемашин и др.);
• Ведение реестра претензий/отклонений и контроль устранения.

5. Участие в организации корпоративных мероприятий:

• Закупка и логистика подарков;
• Содействие в подготовке и координации внутренних мероприятий.

• Опыт работы в административно-хозяйственном обеспечении от 5 лет;

• Обязателен опыт работы в крупных компаниях с офисной площадью от 5 000 кв. м.;

• Практический опыт проведения тендеров, ведения закупок и работы с договорами.

• Понимание принципов бюджетирования и финансового документооборота;

• Высокий уровень ответственности, исполнительность, внимательность к деталям;

• Развитые навыки коммуникации и взаимодействия с внутренними заказчиками и подрядчиками;

• Готовность работать в режиме многозадачности и соблюдения сроков.

• График 5/2 офис, локация - Москва Сити;
• Оформление в штат на постоянную ставку;
• Возможность профессионального развития;
• Корпоративная программа ДМС после испытательного срока;
• Рабочие инструменты: ноутбук, мобильный телефон, корпоративная сим-карта.