Бизнес-ассистент

Описание

«ВентИнсталл» — компания, которая с 2017 года создаёт системы индивидуального климата для квартир, загородных домов и офисов: вентиляцию, увлажнение и охлаждение воздуха. Мы работаем в среднем и премиальном сегменте и создаём не просто инженерные системы, а комфортную, безопасную и эстетичную среду без лишнего шума. За время работы компания реализовала около 1 000 проектов и обслужила более 1 000 клиентов. Сейчас мы развиваем премиальный бренд «Горный воздух» и переходим от предпринимательского управления к системному бизнесу. Поэтому ищем бизнес-ассистента, который возьмёт на себя координацию текущих проектов и поможет освободить время собственника для стратегии и развития компании. Это не позиция личного ассистента с бытовыми поручениями. Ваша основная задача — связать клиента, поставщиков, монтажников и инженера в единый управляемый процесс. Чем предстоит заниматься Координировать проекты: вести статусы, сроки и ответственных в системе «МойСклад»; контролировать выполнение задач и заранее сообщать о возможных задержках; вести календарь работ, встреч и монтажей; собирать информацию по проектам: фотографии и видео с объектов, комментарии монтажников, обратную связь клиентов; готовить для руководителя краткие и понятные сводки. Работать с клиентами: принимать заявки, предварительно обработанные ИИ-агентом; при необходимости уточнять недостающую информацию; запрашивать планы помещений, схемы, фотографии и видео; сопровождать клиента по текущему проекту; поддерживать точную, быструю и вежливую коммуникацию. Холодных звонков и самостоятельной обработки всего входящего потока нет: первичный приём и квалификация заявок автоматизированы. Организовывать снабжение и логистику: запрашивать у поставщиков счета, наличие оборудования и сроки поставки; резервировать оборудование; координировать доставки на объекты; проверять адреса, время, пропуска и другие организационные детали; контролировать комплектацию объектов перед монтажом; вести базу поставщиков и подрядчиков, при необходимости искать новых. Работать с AI-инструментами и улучшать процессы: контролировать корректность передачи заявок от ИИ-агента в рабочую систему; анализировать типовые вопросы клиентов и предлагать улучшения для работы ИИ-агента; использовать ChatGPT и другие инструменты для автоматизации рутинных задач; находить способы сделать процессы быстрее, проще и прозрачнее. Что для нас важно опыт работы бизнес-ассистентом, координатором проектов или операционным ассистентом; умение контролировать одновременно несколько задач и не терять договорённости; грамотная устная и письменная речь; способность собрать большой объём разрозненной информации в краткую и понятную сводку; внимательность к срокам и деталям; умение внимательно слушать руководителя, выделять главное и переводить договорённости в конкретные задачи; готовность сразу сообщать о проблемах и предлагать варианты решения; инициативность и самостоятельность; быстрая реакция на рабочие сообщения; уважительный и доброжелательный стиль общения; уверенная работа с Word, Excel и ChatGPT; готовность осваивать новые цифровые инструменты. Знание системы «МойСклад» будет преимуществом. Специфике продукта и внутренним процессам мы обучим. Какой результат мы ждём проекты ведутся системно, а их статусы понятны всем участникам; задачи и поставки выполняются в согласованные сроки; риски и задержки выявляются заранее; клиентам не приходится самостоятельно напоминать о своих вопросах; количество операционных задач, требующих личного участия собственника, постепенно сокращается; ассистент приходит к руководителю не только с проблемой, но и с возможным решением. Условия полностью удалённая работа; график 5/2, с 09:00 до 18:00 по московскому времени; в редких исключительных ситуациях необходимо оставаться на связи до 20:00; работа в выходные возможна крайне редко; первый месяц — 40 000 ₽; со второго месяца при выходе на плановые показатели — 50 000–60 000 ₽; квартальный бонус — 30 000 ₽ за стабильное достижение основного KPI; выплаты два раза в месяц; компенсация расходов на рабочую связь; на старте сотрудничество с самозанятым или ИП, в дальнейшем возможен переход к оформлению в штат; обучение продукту и внутренним процессам компании; непосредственная работа с собственником и возможность влиять на развитие бизнеса; перспективы роста по уровню задач, ответственности и дохода. Мы находимся в точке перехода от предпринимательского формата к системному премиальному бизнесу. Поэтому ищем человека, которому интересно не просто выполнять поручения, а участвовать в выстраивании процессов и видеть результат своей работы. Если вы умеете наводить порядок, держать задачи под контролем и находить решения без постоянных напоминаний — откликайтесь и в сопроводительном письме кратко расскажите, какие процессы вы координировали на предыдущем месте работы.