Бизнес-ассистент / Executive Assistant
Описание
При отклике просим направлять актуальное резюме с фотографией и в сопроводительном письме указывать уровень ваших зар платных ожиданий, если они не указаны в резюме. Мы ищем опытного бизнес-ассистента для поддержки топ-менеджмента инвестиционной компании. Чем предстоит заниматься: Вести сложные календари нескольких руководителей: планировать очные и онлайн-встречи, находить оптимальные слоты, согласовывать время с внутренними и внешними участниками, оперативно перестраивать расписание; Организовывать встречи и переговоры: готовить необходимые материалы и повестку, организовывать онлайн-подключения, при необходимости вести протоколы и фиксировать договоренности; Контролировать поручения руководителей, собирать статусы от сотрудников и подразделений, напоминать о сроках и контролировать выполнение; Искать, собирать и структурировать информацию, готовить справки, отчеты, презентации и деловые письма; Координировать отдельные внутренние задачи и инициативы руководителей, организовывать коммуникацию между участниками; организовывать командировки руководителей: билеты, отели, трансферы, визовые вопросы и программу поездки; Контролировать подписание и движение документов, взаимодействовать с ответственными сотрудниками и бухгалтерией; Вести и актуализировать базу контактов, фиксировать встречи и задачи в CRM; Готовить внутренние коммуникации и объявления по согласованию с руководством; Выполнять отдельные организационные и конфиденциальные поручения руководителей; Взаимодействовать с офис-менеджером и при необходимости подменять его в период отсутствия. Что для нас важно: Высшее образование (экономическое/управленческое/филологическое/лингвистическое); Опыт работы от 3 лет бизнес-ассистентом, Executive Assistant, ассистентом руководителя или топ-менеджмента; Уверенный опыт ведения насыщенных календарей руководителей и организации большого количества встреч; Опыт взаимодействия с первыми лицами компании и понимание корпоративной этики; Умение самостоятельно расставлять приоритеты и эффективно работать одновременно с несколькими задачами и руководителями; Грамотная устная и письменная речь; Уверенное владение Excel / Google Sheets и PowerPoint; Опыт работы с CRM и/или таск-трекерами, готовность быстро осваивать новые системы; Высокая самоорганизация, проактивность и внимательность к деталям; Умение настойчиво, но дипломатично получать необходимую информацию от коллег и доводить задачи до результата; Готовность работать с конфиденциальной информацией. Будет преимуществом: Рассматриваем кандидатов с опытом работы в крупных компаниях с развитой корпоративной культурой. Преимуществом будет опыт работы в банках, инвестиционных и финансовых компаниях. Опыт одновременной поддержки нескольких руководителей уровня топ-менеджмента / первых лиц компании; Деловой английский язык от уровня B2; Опыт координации внутренних проектов и взаимодействия между несколькими подразделениями. Что мы предлагаем: Оформление по ТК РФ; Формат работы: 4 дня в офисе и 1 день удаленно; Рабочий день с 10:00 до 19:00; ДМС после прохождения испытательного срока; Современный офис в центре Москвы. Работу в непосредственном взаимодействии с партнерами и топ-менеджментом компании.