Делопроизводитель

Описание

Офис-менеджер / делопроизводитель Ищем организованного, внимательного и инициативного сотрудника, который обеспечит порядок в документах и офисных процессах, поможет выстроить взаимодействие между подразделениями, а также будет участвовать в работе с клиентами и подборе персонала. Чем предстоит заниматься Делопроизводство и документооборот Принимать, регистрировать и отправлять входящую и исходящую корреспонденцию. Подготавливать и оформлять письма, приказы, договоры и другие документы. Вести реестры, систематизировать и архивировать документацию. Контролировать сроки согласования, подписания и исполнения документов. Организация работы офиса Принимать звонки и встречать посетителей. Взаимодействовать с курьерскими службами. Заказывать канцтовары и расходные материалы. Решать текущие организационные вопросы. Контролировать соблюдение графика уборки на этаже и взаимодействовать с ответственными сотрудниками. Работа с клиентами Обрабатывать входящие запросы и вести деловую переписку с клиентами. Готовить коммерческие предложения и другие необходимые документы. Взаимодействовать с профильными отделами по клиентским вопросам. Контролировать сроки предоставления обратной связи и выполнения договорённостей. Помощь в подборе персонала Искать кандидатов на открытые вакансии на hh.ru, Avito и других площадках. Проводить предварительные телефонные интервью: уточнять опыт, соответствие основным требованиям и заинтересованность кандидатов. Передавать информацию о подходящих кандидатах руководителям и координировать собеседования. Координация взаимодействия между отделами Поддерживать оперативный обмен информацией по текущим задачам. Уточнять ответственных исполнителей и сроки выполнения. Контролировать договорённости в рамках своей зоны ответственности. Самостоятельно выявлять организационные вопросы, предлагать решения и доводить задачи до результата. Наши ожидания Грамотная устная и письменная речь, навыки деловой переписки. Уверенное владение Word, Excel и электронной почтой. Знание основ делопроизводства. Внимательность, ответственность и организованность. Умение расставлять приоритеты, работать в многозадачном режиме и соблюдать сроки. Развитые коммуникативные навыки и тактичность в общении с коллегами, клиентами и кандидатами. Инициативность и самостоятельность. Опыт работы в аналогичной должности будет преимуществом. Опыт поиска кандидатов на hh.ru приветствуется. Как мы работаем Ценим конструктивное общение, взаимное уважение и доброжелательную атмосферу. Открыто обсуждаем сложности и вместе ищем решения. Внимательно относимся к рабочей нагрузке: если требуется отдых или передача срочных задач, это важно своевременно обсудить с руководителем. Ищем сотрудника на долгосрочную перспективу — от двух лет и более. Временная занятость на меньший срок не рассматривается.