Бизнес ассистент / Персональный ассистент собственника бизнеса

Описание

Описание роли: Персональный ассистент для Владельца ювелирного бренда Lardaux Вот структурированное описание обязанностей личного ассистента руководителя (с фокусом на личные и семейные вопросы): Основная цель роли Обеспечение полного сопровождения деловой, личной, частично семейной жизни собственника бизнеса, освобождение его времени от операционных и бытовых задач, контроль исполнения поручений и управление календарём. Ключевые обязанности 1. Управление календарём и временем руководителя Ведение и актуализация календаря (встречи, поездки, личные мероприятия) Приоритизация задач и встреч Напоминание о событиях и подготовка к ним Координация изменений и переносов Синхронизация личного и рабочего графика 2. Организация поездок и путешествий (руководителя и семьи) Полный цикл организации поездок: Подбор направлений, отелей, транспорта Бронирование авиабилетов, трансферов, проживания Планирование маршрутов и программы пребывания Подготовка всех сопутствующих документов: Визы, паспорта, страховки Контроль сроков действия документов Сопровождение поездок (при необходимости) Решение форс-мажоров (задержки, отмены, изменения) 3. Документооборот и личные административные вопросы Подготовка и оформление личных документов: Паспорта, визы Страховые полисы Доверенности, заявления, анкеты Взаимодействие с государственными органами и сервисами при необходимости Контроль сроков действия документов и своевременное обновление 4. Поддержка и организация жизни семьи Ассистент выступает как координатор ряда бытовых и организационных процессов семьи: Для взрослых членов семьи: Запись к врачам, в клиники, салоны, фитнес Организация досуга (рестораны, мероприятия, путешествия) Помощь в шопинге (подбор, заказ, возвраты) Для детей: Координация расписания (школа, кружки, секции) Организация дополнительных занятий и репетиторов Запись в лагеря, школы, кружки Сопровождение/организация сопровождения 5. Выполнение личных поручений руководителя Выполнение разноплановых задач “под ключ” Поиск информации, подрядчиков, услуг Организация мероприятий (частных, семейных) Решение нестандартных и срочных задач 6. Контроль исполнения поручений Фиксация всех задач, поставленных руководителем Контроль сроков выполнения Напоминание ответственным лицам 7. Коммуникация и координация Взаимодействие с: Членами семьи Подрядчиками и сервисами Государственными и частными организациями Фильтрация входящих запросов к руководителю Поддержание конфиденциальности информации Требования: Организованность и планирование: Исключительные навыки тайм-менеджмента и организации работы. Умение самостоятельно планировать свой день и неделю, расставлять приоритеты и следить за тем, чтобы ни одна задача не «упала». Знание английского языка на уровне, позволяющем решить вопросы с бронированием зарубежных отелей к примеру (переносом, возвратом и тп), найти любую информацию в стране пребывания и любые другие вопросы, возникающие при нахождении руководителя за рубежом Развитые коммуникативные навыки. Многозадачность и стрессоустойчивость Вкус и эстетика: Чувство стиля. Ухоженный, аккуратный внешний вид, интерес к моде/ювелирке. Чувствительность к бренду - понимание люксового сервиса, деловая скромность без «звездности». Готовность быть на связи: Корректно реагирует на важные вопросы вне 9–18 при необходимости. Условия: Условия компенсации обсуждаются с успешным кандидатом. Атмосферный представительский офис в лучшей локации Москва Сити (2 минуты от метро, самая "тихая", спокойная башня IQ Квартал - Аппартаменты Москва Сити, комфортные условия труда и отдыха в офисе) Дружелюбная атмосфера в офисе и компании, возможность развития и карьерного роста внутри бизнеса