Руководитель проектов (материально-техническое обеспечение мероприятий)

Описание

Организация и сопровождение процессов обеспечения национальных и международных мероприятий в области повышения производительности труда и развития кадрового потенциала. Обязанности: Основной функционал данной позиции включает 5 блоков: 1) Технический блок: - Чтение и анализ технической документации по проекту, включая инфраструктурные листы и другую документацию, связанную с проектом; - Сбор и систематизация потребностей в оборудовании, инструментах, расходных материалах и других товарно-материальных ценностях (ТМЦ); - Участие в подготовке перечня оборудования и других ТМЦ; - Согласование характеристик поставляемого оборудования с ответственными подразделениями и экспертным сообществом; - Разработка и чтение планов застройки. 2) Закупки и оснащение: - Актуализация и ведение базы поставщиков товаров и услуг; - Поиск потенциальных поставщиков и сбор коммерческих предложений с оптимальными условиями; - Подготовка материалов, необходимых для инициирования закупочных процедур; - Взаимодействие с закупочным подразделением на этапах проведения закупок; - Сопровождение поставок и оказания услуг в рамках заключенных договоров; - Взаимодействие с поставщиками по текущим вопросам; - Проверка соответствия поставленного оборудования согласованным требованиям (комплектность, сроки, качество). 3) Операционный блок: - Участие в подготовке графика доставки ТМЦ на площадку, включая оборудование партнеров; - Контроль поступления и размещения ТМЦ на площадке; - Координация работы технических служб (такелажники, грузчики и иные специалисты) в рамках закрепленного участка; - Взаимодействие с экспертами на площадке по вопросам оснащения; - Контроль готовности закрепленного участка к началу мероприятия; - Участие в организации демонтажа, возврата и перемещения ТМЦ по завершении мероприятия; - Своевременное информирование руководителя о проблемах, рисках и отклонениях, которые не могут быть решены самостоятельно. 4) Проектный менеджмент: - Ведение закрепленного участка работ в соответствии с установленным планом; - Контроль сроков выполнения собственных задач и связанных с ними поручений; - Ведение рабочих таблиц, реестров и статусов по своему направлению; - Подготовка справочной информации о ходе выполнения работ; - Участие в координации взаимодействия с внутренними подразделениями, поставщикам, подрядчиками и другими участниками проекта; 5) Аналитика и документооборот: - Сбор и систематизация данных по закупкам, поставкам и оснащению мероприятий; - Подготовка сводных таблиц и отчетных материалов по итогам мероприятий; - Ведение рабочего и закупочного документооборота; - Ведение деловой переписки с поставщиками, подрядчиками и внутренними подразделениями; - Подготовка справочных и иных материалов по поручению руководителя. Требования: - Высшее образование/среднее профессиональное; - Опыт организации конгрессно-выставочных мероприятий с уклоном в материально-техническое обеспечение не менее 2 (двух) лет; - Навыки работы с технической документацией проекта (понимание инфраструктурных листов, планов застройки будет преимуществом); - Знание механизмов проведения закупочных процедур в государственных организациях (ФЗ-44 / ФЗ-223 / специализированные положения); - Понимание принципов документооборота, в том числе работы с первичной бухгалтерской документацией; - Умение работать в условиях ограниченного времени и большого потока задач; - Навыки работы с ПО (MS Office, 1C, желательно AutoCAD или Autodesk Revit). Условия: Официальное трудоустройство по ТК РФ; График работы: 5/2; Наличие командировок (3-5 в год); Годовая премия по результатам работы за год.