Ассистент операционного менеджера
Описание
Компания «АВИко» более 12 лет поставляет импортное насосное оборудование и комплектующие, а также производит оборудование для газирования воды. Мы работаем на B2B-рынке с ресторанами, сетями, производственными и сервисными компаниями.В рамках усиления операционной команды, мы ищем сотрудника, который поможет системно вести текущие задачи, координировать исполнителей и доводить поручения до результата. В работе сочетаются регулярные административные процессы и новые проектные задачи. Тематика поручений будет меняться вместе с задачами компании. Это рабочая, а не личная ассистентская позиция: поручений 24/7 и личных бытовых задач руководителя нет. Основные задачи Вести поток задач в YouGile: фиксировать поручения, уточнять ожидаемый результат, срок и приоритет, поддерживать актуальные статусы и заранее сообщать о рисках. Помогать операционному менеджеру координировать сотрудников и исполнителей: собирать информацию, напоминать о договорённостях, организовывать встречи и обучение, контролировать следующие шаги. Организовывать текущие административные процессы: закупки, оплаты, доставки, обеспечение офиса и другие регулярные вопросы. Работать с поставщиками и подрядчиками: находить подходящих исполнителей, собирать предложения, сравнивать условия, согласовывать сроки и контролировать результат. Готовить рабочие материалы: письма, сравнительные таблицы, расчёты, отчёты, презентации, инструкции и чек-листы. Координировать разовые проекты и новые инициативы компании - от получения задачи и поиска исполнителей до проверки результата. Помогать маркетологу в организационных задачах: собирать информацию и материалы, готовить товары к предметной съёмке, при необходимости делать базовые фотографии, координировать профессиональную фото- или видеосъёмку и контролировать подрядчиков. Периодически участвовать в подготовке выставок, съёмок и других деловых мероприятий. Выставка проводится примерно один раз в год и не является ежедневной частью работы. После адаптации постепенно подключаться к сопровождению постоянных B2B-клиентов: принимать стандартные заявки, уточнять детали, координировать отгрузки и текущие вопросы. Активные продажи не требуются.Не требуется быть профессиональным фотографом, дизайнером или маркетологом. Важно уметь организовать процесс, собрать материалы, привлечь нужного специалиста и проконтролировать результат. Кого мы ищем Опыт от 1 года на позиции помощника руководителя, офис-менеджера, координатора проектов, ассистента отдела продаж или в другой роли с большим количеством параллельных задач. Сильного начинающего кандидата тоже готовы рассмотреть. Умение работать через систему: не держать поручения в голове, фиксировать задачи, расставлять приоритеты и контролировать сроки. Самостоятельность: способность разобраться в вопросе, собрать информацию, сравнить варианты и предложить решение, а не только вернуть вопрос руководителю. Грамотная, доброжелательная и конкретная коммуникация с клиентами, коллегами, поставщиками и подрядчиками - письменно и по телефону. Внимание к деталям, ответственность за свой участок и привычка доводить договорённости до результата. Уверенная работа с Word, Excel или Google Таблицами; готовность освоить CRM, 1С и YouGile. Готовность сочетать регулярные задачи с новыми поручениями, тематика которых заранее не всегда известна. Будет преимуществом Техническое образование или интерес к технике и оборудованию. Опыт взаимодействия с подрядчиками, поставщиками или B2B-клиентами. Опыт организации съёмок, мероприятий, выставок или подготовки маркетинговых материалов. Практическое использование ChatGPT и других нейросетей для писем, анализа информации, таблиц и презентаций. Условия График 5/2; начало рабочего дня с 9:30 до 10:00, окончание с 18:30 до 19:00 - точное время обсуждается. Работа в офисе примерно в 10 минутах пешком от станции метро «Волоколамская». Плановая передача дел и обучение в первые 1-3 месяца. Постепенное расширение зоны ответственности: сначала внутренние процессы и проектные задачи, затем - отдельные клиентские процессы. Стабильные выплаты, комфортный офис в стиле лофт и перспектива роста до операционного менеджера. Как откликнуться В сопроводительном письме кратко ответьте:1) С какими задачами из описания вакансии Вы уже работали;2) Как организуете работу при нескольких одновременных сроках;3) Какими таск-менеджерами, CRM, нейросетями пользовались.4) Каковы Ваши зарплатные ожидания.Нам важен конкретный, а не шаблонный ответ.