Офис-менеджер

Описание

Офис-менеджер — обеспечение бесперебойной работы офиса и административная поддержка деятельности отдела / компании.Обязанности Документооборот и договорная работа: Взаимодействие с контрагентами и поставщиками по документам: заведение счетов, контроль поступления оплат и получение закрывающих документов. Ведение реестра договоров и платежей, контроль сроков действия договоров и актуальности статусов. Подготовка официальных писем и запросов партнерам и контрагентам. Систематизация и обеспечение сохранности электронного и бумажного архива отдела (делопроизводство). CRM, учет и отчетность: Ведение и актуализация информации в CRM-системе (заведение нового партнера и предоставление доступов, финмодель). Техническая поддержка сотрудников (выдача доступов, обновление справочной информации). Сбор данных и подготовка внутренней отчетности/аналитики по заданию руководителя. Организационное и административное обеспечение: Организация встреч и переговоров Организация командировок сотрудников (заказ билетов, гостиниц). Взаимодействие с курьерскими службами (оформление и отслеживание доставок). Материально-техническое обеспечение офиса: заказ канцелярии, хозтоваров, контроль наличия. Взаимодействие с управляющей компанией / арендодателем: передача показаний счетчиков (вода,электроэнергия, отопление), парковка, контроль исправности оборудования. Поддержание чистоты и работоспособности бытовой техники (очистка кофемашины) Поддержание в актуальном состоянии презентационных материалов и стандартов оформления (шаблоны, бланки). Взаимодействие с юридическим отделом и бухгалтерией по текущим вопросам деятельности отдела. Выполнение отдельных поручений руководителя. Дополнительные задачи: Мониторинг и систематизация отзывов о компании. Информирование смежных отделов о заключении новых сделок (работа с внутренними коммуникациями). Сбор и первичная обработка данных по конкурентам (мониторинг). Требования Опыт работы в офис-менеджменте или административной поддержке от 1 года Понимание основ первичной документации (счета, акты, накладные) и уверенный пользователь ПК (пакет Office) Коммуникабельность и умение работать с партнерами и подрядчиками Навыки работы с CRM-системами и офисными программами Внимательность к деталям, умение работать с несколькими задачами одновременно Условия График работы: 5/2, офис в БЦ Магистраль Плаза (трансфер от м. Беговая). Оформление по ТК РФ, стабильные выплаты. Молодой и дружный коллектив, поддержка наставника. Уютный офис с современной техникой и зоной отдыха.