Секретарь руководителя

Описание

Обязанности: прием и распределение входящих звонков, ведение деловой переписки; работа в системе электронного документооборота (СЭД): получение поручений, распределение поручений в функциональные подразделения, контроль ответов на поручения, составление ответов на поручение; работа с входящими письмами (регистрация, распределение по исполнителям, контроль ответа); работа с исходящими письмами (подготовка, регистрация, подпись, отправка, контроль получения получателем); получение и отправка писем через Почту России (забор писем, передача писем по необходимости); ведение реестра исходящих и входящих писем, а также архивных папок в Документах в сканированном виде и в тестовом варианте; работа с ЭДО (Диадок контур), контроль подписания документов, ведение журнала учета передачи документов в бухгалтерию, подписание документов. организация работы с документами в приемной учреждения: получение, предварительное рассмотрение и сортировка, регистрация поступающих документов, доведение до непосредственных исполнителей распоряжений руководителя, контроль исполнения документов и поручений руководителя; ведение протокола совещаний, подготовка информации; ведение графика встреч руководителя; организация работы с посетителями в приемной учреждения; ведение документооборота учреждения, подготовка документов для сдачи в архив; участие в проведении мероприятий, организуемых учреждением; выполнение поручений руководителя и индивидуальных задач заместителей директора Центра. Требования: Высшее образование - бакалавриат (предпочтительно направление «Документоведение и архивоведение», гуманитарное); стаж работы от 1 года по выполнению работ по организационному и документационному обеспечению деятельности руководителя организации; опыт работы в системе электронного документооборота; знание правил составления и оформления служебных документов, писем, приказов; знание основ делопроизводства; способность работать с большим объемом информации, анализировать и представлять ее в систематизированном виде; умение учитывать психологические особенности личности при различных видах профессионального общения; развитые коммуникативные способности; владение этикой делового общения; грамотная письменная и устная речь; высокий уровень ответственности; внимательность; стрессоустойчивость; прохождение обязательных предварительных (при поступлении на работу) и периодических медицинских осмотров (обследований) в установленном законодательством Российской Федерации порядке. Условия: пятидневная рабочая неделя, выходные дни: суббота, воскресенье; режим полного рабочего дня с 9:00-18:00; официальное трудоустройство с соблюдением требований трудового законодательства; размер заработной платы определяется уровнем компетенций и опытом кандидата; дополнительное премирование по итогам работы за месяц, квартал, год, при наступлении знаменательного события в жизни трудового коллектива (празднование День физкультурника и др.).