Офис-менеджер / координатор заказов

Описание

Офис-менеджер / координатор заказов от 45 000 до 84 000 ₽ и выше на руки в зависимости от результатов Компания PSP — один из лидеров в сфере производства наружной и интерьерной рекламы в Самаре. Мы создаём вывески, объёмные световые буквы, рекламные конструкции и комплексное оформление для магазинов, кафе, ресторанов и сетевых компаний. Сегодня PSP — это команда из более чем 50 специалистов, собственное производство и большое количество проектов, которые ежедневно проходят путь от идеи и расчёта до изготовления и монтажа. В связи с ростом компании мы ищем офис-менеджера — человека, который станет связующим звеном между клиентами, отделом продаж, производством и бухгалтерией. Это вакансия не про «заказывать воду и отвечать на телефон».Нам нужен человек, который любит порядок, умеет держать под контролем несколько процессов одновременно и получает удовольствие, когда все задачи выполнены, клиент получил информацию вовремя, а заказ движется по плану. Чем предстоит заниматься Работать с входящими обращениями принимать входящие звонки, письма и сообщения; проводить первичный разговор с клиентом; создавать сделки в amoCRM; распределять обращения между менеджерами; контролировать, чтобы ни одна заявка не осталась без ответа. По внутреннему стандарту входящее обращение должно быть обработано в течение 0–15 минут. Регламент_офис-менеджера_2026 Контролировать движение заказов принимать заказ в сопровождение после запуска в производство; проверять комплектность информации по заказу; поддерживать связь с производством; дважды в неделю сверять актуальные сроки; информировать клиента о ходе работ и возможных изменениях; связываться с клиентом перед монтажом; контролировать наличие фотоотчёта после выполнения работ. После запуска заказа в производство офис-менеджер становится первой линией коммуникации с клиентом и сопровождает его до сдачи/монтажа. Регламент_офис-менеджера_2026 Работать с документами и дебиторской задолженностью контролировать подготовку закрывающих документов; отслеживать подписание документов через ЭДО; взаимодействовать с бухгалтерией; контролировать задолженность клиентов; фиксировать результаты коммуникации с должниками; при необходимости передавать информацию юристу. Регламент предусматривает ежедневный контроль дебиторской задолженности и актуализацию информации по каждому должнику. Регламент_офис-менеджера_2026 Работать с тендерами искать подходящие коммерческие тендеры на Bidzaar и B2B-Center; согласовывать участие с руководителем отдела продаж; собирать и актуализировать пакет документов; подавать заявки; контролировать статус ранее поданных тендеров; координировать подготовку тестовых образцов. Расчётом стоимости и технической документацией занимаются профильные специалисты — от офис-менеджера требуется именно организация и контроль процесса. Регламент_офис-менеджера_2026 Работать с обратной связью клиентов связываться с клиентами после выполнения заказа; собирать NPS; получать отзывы и фотографии реализованных объектов; передавать негативную обратную связь в работу; помогать компании становиться лучше на основании реального опыта клиентов. Целевой показатель по регламенту — минимум 10 контактов с клиентами и 3 полученных отзыва в месяц. Регламент_офис-менеджера_2026 Поддерживать порядок в офисе следить за наличием необходимых расходных материалов; контролировать работу офисной техники; поддерживать образцы продукции и клиентскую зону в презентабельном состоянии; при необходимости организовывать закупки или ремонт. Кого мы ищем Нам подойдёт человек, который: умеет организовать себя и работать сразу с несколькими задачами; не боится звонков и общения с клиентами; внимательно относится к срокам и договорённостям; любит порядок в CRM, документах и задачах; умеет не просто «напомнить», а довести вопрос до результата; спокойно взаимодействует с разными подразделениями компании; умеет вежливо, но настойчиво контролировать выполнение задач; быстро осваивает новые программы; обладает грамотной устной и письменной речью. Будет преимуществом: опыт офис-менеджером, координатором, администратором, помощником руководителя или менеджером по работе с клиентами; опыт работы в CRM; опыт работы с ЭДО, первичной документацией или дебиторской задолженностью; опыт работы с тендерными площадками. Если опыта с какой-то из наших программ нет — это не критично. Важнее внимательность, ответственность, системность и желание разобраться в процессах. С чем предстоит работать В работе используются: amoCRM — клиенты, обращения и сделки; ПСП.Заказы — производственные заказы и их статусы; 1ERP — взаимодействие с бухгалтерией; Telegram; ЭДО; Bidzaar и B2B-Center. Эти системы и каналы закреплены во внутреннем регламенте компании. Регламент_офис-менеджера_2026 Что мы предлагаем График: понедельник–пятница, с 09:00 до 18:00. Суббота и воскресенье — выходные. Официальное оформление по ТК РФ. Работа в стабильной производственной компании. Понятные обязанности и прописанные бизнес-процессы. Понятная система мотивации: вы заранее знаете, за какой результат получаете дополнительный доход. Возможность напрямую влиять на свой заработок. Обучение внутренним процессам и программам компании. Возможность профессионального и карьерного роста. Команда более 50 специалистов и реальные проекты для известных компаний и бизнеса. Доход У нас прозрачная система мотивации: 45 000 ₽ — фиксированный оклад Дополнительно: +5 000 ₽ — KPI за дисциплину и соблюдение процессов; +5 000 ₽ — KPI за работу с дебиторской задолженностью; +5 000 ₽ — KPI за удовлетворённость клиентов; +1 000 ₽ за каждый поданный целевой тендер; +3 000 ₽ за каждый выигранный тендер. По приведённому в регламенте примеру сильный месяц даёт 84 000 ₽, при этом гарантированная фиксированная часть составляет 45 000 ₽. Регламент_офис-менеджера_2026 Регламент_офис-менеджера_2026 Почему эта вакансия может вам подойти Эта позиция для человека, которому нравится быть в центре процессов. Вы будете знать, какие клиенты пришли в компанию, какие заказы сейчас производятся, где приближается монтаж, какие документы необходимо закрыть и что нужно сделать, чтобы клиент остался доволен результатом. Здесь можно увидеть конкретный результат своей работы: обращение не потерялось, заказ изготовлен в срок, клиент получил информацию, документы закрыты, отзыв получен. Если вы любите порядок, умеете держать слово и хотите расти вместе с производственной компанией — откликайтесь на вакансию. В сопроводительном письме можете написать несколько предложений о себе и указать, с какими CRM или системами учёта вам уже приходилось работать.