Главный специалист отдела делопроизводства

Описание

Обязанности: В целях реализации задач и функций, возложенных на отдел, главный специалист отдела обязан: 1) соблюдать требования законодательства Российской Федерации и законодательства Ставропольского края о государственной гражданской службе и противодействии коррупции; 2) знать и исполнять требования, установленные для работы с электронными документами в системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Дело»; 3) участвовать в организации работы по рассмотрению обращений, поступивших в управление на «Телефон доверия»; 4) осуществлять регистрацию обращений и размещение информации о поступивших обращениях по вопросам жилищно-коммунального хозяйства и о результатах их рассмотрения в государственную информационную систему жилищно-коммунального хозяйства (ГИС «ЖКХ»); 5) обеспечивать контроль сроков исполнения поручений по обращениям и корреспонденции от юридических лиц, служебной документации; 6) осуществлять оперативный учет прохождения документов посредством внесения в регистрационные карточки отметок о принятии документа в работу, о передаче должностным лицам, поручений руководства управления, отметок о взятии поручений на контроль, сведений о ходе и результатах рассмотрения обращений; 7) распечатывать на бумажных носителях документы для представления на рассмотрение руководству. В случае наличия в обращении ссылок на ранее поступившие или изданные письма, документы, прикладывать их копии или, при необходимости, письменные пояснения; 8) проставлять на обращениях штамп управления и вносить в него входящий номер и дату регистрации; 11) готовить к поступившим документам проекты резолюций начальника управления и его заместителей в соответствии с распределением обязанностей; 12) передавать поступившие документы и подготовленные исполнителями исходящие проекты писем начальнику управления, заместителям начальника управления согласно распределению обязанностей; 13) передавать документы в соответствии с резолюциями руководителей управления на исполнение в соответствующие подразделения управления, подведомственные организации; 14) проверять соответствие представляемых в отдел служебных документов и писем требованиям ГСДОУ и ГОСТов на организационно-распорядительную документацию, положениям и инструкциям по ведению делопроизводства; 15) возвращать исполнителям недоработанные или неверно оформленные материалы, проекты документов; 16) еженедельно готовить и направлять напоминания об истечении сроков исполнения поручений по документам в подразделения управления; 17) по поручению начальника отдела рассматривать обращения граждан по компетенции, готовить на них проекты ответов, писем; 18) представлять для визирования начальнику отдела подготовленные проекты писем, документов; 19) готовить копии материалов, хранящихся в отделе, при необходимости заверяет их; 20) осуществлять в соответствии с номенклатурой дел формирование дел, их учет и хранение в течение установленного срока; 21) обеспечивать сохранность находящейся в отделе служебной документации; 22) готовить предложения в перспективные и текущие планы работы отдела; 23) ежемесячно подготавливать информационные и аналитические материалы по работе с обращениями граждан для начальника управления. Требования: На должность главного специалиста назначается лицо, имеющее ВЫСШЕЕ профессиональное образование, квалификацию по специальности, направлениям подготовки Условия: Гражданскому служащему обеспечиваются надлежащие организационно-технические условия, необходимые для исполнения должностных обязанностей: служебное место оборудовано необходимыми средствами связи, оргтехникой, доступом к информационным системам. Гражданскому служащему предоставляются основные государственные гарантии, указанные в статье 52 Федерального закона, а при определенных условиях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, - дополнительные государственные гарантии, указанные в статье 53 Федерального закона.