Секретарь-делопроизводитель
Описание
Группа компаний Лотос с 2022 года является поставщиком IT-оборудования в сегменте enterprise (серверы, СХД, сетевое, коммутационное оборудование, ИБП, телеком). В связи с ростом компании мы ищем системного и ответственного секретаря-делопроизводителя. Обязанности: 1. Документационное обеспечение управления (делопроизводство): Организация и ведение бумажного документооборота: регистрация входящей и исходящей документации в журналах учета или СЭД, присвоение номеров согласно номенклатуре; Подготовка проектов официальных писем, служебных записок и приказов. Составление документов строгой отчетности в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016; Ведение и актуализация сводной номенклатуры дел организации, контроль сроков хранения документации, формирование дел для архива; Взаимодействие с Почтой России и курьерскими службами: оформление отправлений, отслеживание доставки, получение почтовой корреспонденции; 2. Администрирование системы электронного документооборота (СЭД): Оцифровка, загрузка и маршрутизация входящих документов в системе ЭДО; 3. Коммуникационная поддержка и работа с посетителями: Прием, распределение и фильтрация входящих телефонных звонков, перевод вызовов на ответственных сотрудников, прием сообщений; Заказ пропусков для гостей и автотранспорта, встреча посетителей; Встреча гостей; 4. Бронирование переговорных комнат и обслуживание встреч: Бронирование под встречу руководителя в календарь; Обеспечение готовности переговорной к началу встречи; Организация подачи напитков участникам во время переговоров; Контроль чистоты в переговорных после завершения встреч; 5. Личные поручения первого лица: Оплата коммунальных и интернет-счетов; Travel-поддержка (организация поездок); Поиск и покупка подарков; Подготовка отчетов о представительских расходах; 6. Замещение офис-менеджера (в период отпуска/больничного): Управление эксплуатацией помещений: подача заявок при поломках (электрика, сантехника, мебель); Координация мелкого ремонта оргтехники и закупки расходных материалов; Решение вопросов жизнеобеспечения под ключ: доведение каждой заявки (от заказа бумаги до вызова мастера) до логического завершения без эскалации руководителю; Требования: Уверенные навыки ведения документооборота; Умение организовывать рабочие процессы и контролировать сроки; Навык ведения деловой переписки и устных коммуникаций; Базовые знания по бухгалтерским документам (счета, акты); Уверенный пользователь MS Office (Word, Excel, Outlook); Опыт работы с корпоративными системами (Bitrix24, 1С, или аналогами); Владение сервисами документооборота (ЭДО); Условия: Конкурентная белая заработная плата; Интересные задачи, наличие всех инструментов и полномочий для их реализации; ДМС (после испытательного срока); Возможность профессионального и карьерного роста; Оплата обучения, компенсация фитнеса; График работы 5/2, офис, гибкое начало рабочего дня; Удобное расположение офиса (7 мин от метро Красные ворота/Курская).