Офис-менеджер
Обязанности
Подготовка и заключение договоров: Готовит (при необходимости), проверяет и распечатывает договоры, дополнительные соглашения и приложения к ним. организует подписание договоров с арендаторами (встречи, обмен документами). отправляет подписанные договоры на регистрацию в другой офис компании и отслеживает их возврат. Техническое исполнение договоров: взаимодействует с инженерно-технической службой (отделом эксплуатации): передает заявки на устранение неисправностей, контролирует сроки выполнения работ. участвует в приеме-передаче ключей, обеспечивает доступ технических служб в помещение при необходимости. при выявлении нарушений условий договора готовит уведомления и претензии, направляет их юристам на проверку. участвует в плановых и внеплановых осмотрах помещений, составляет акты. Работа с платежами и задолженностью: контролирует своевременность и полноту оплаты аренды эксплуатационных и коммунальных услуг в рамках своих полномочий. отслеживает дебиторскую задолженность, ведет реестр долгов совместно с отделом аренды. направляет арендаторам уведомления и претензии при возникновении долгов. совместно с бухгалтерией и юристами принимает меры по взысканию задолженности. проводит сверки взаиморасчетов с арендаторами, готовит акты сверок. готовит сводные отчеты для руководства по исполнению договоров. Работа с почтой: регулярно посещает отделения почты России, отправляет и получает корреспонденцию; при поступлении входящей документации передает ее в головной офис группы компаний. по просьбе других сотрудников и подразделений своевременно организует отправку и получение документов почтой (например отправка писем в военкомат с адреса регистрации). Поддержание офиса в рабочем состоянии: следит за исправностью оргтехники, при необходимости вызывает специалистов. заказывает канцтовары, расходные материалы и хозяйственные товары. взаимодействует с клининговой и технической службами. поддерживает порядок и рабочий вид офисных помещений. Принятие решений и координация: самостоятельно решает текущие вопросы в рамках своей компетенции. выступает связующим звеном между арендатором и смежными отделами компании (бухгалтерия, эксплуатация, юридический отдел) при возникновении проблем. оперативно реагирует на нестандартные ситуации, связанные с арендаторами, документами или офисом. информирует руководство о принятых решениях и возникших проблемах
Требования
Высшее или среднее специальное образование (желательно юридическое или в сфере менеджмента/недвижимости). Опыт работы с договорами аренды или в сфере недвижимости - от 1 года. Знание основ гражданского и договорного права