Офис-менеджер / Администратор офиса

Описание

Компания АССА Лабораторные системы – крупнейший поставщик лабораторного и научного оборудования в университеты, НИИ, государственные и коммерческие учреждения по всей России. Кого мы ищем: Мы ищем заботливого, организованного и проактивного Офис-менеджера, который станет «душой» нашего офиса. Вам предстоит не только поддерживать идеальный порядок и уют, но и помогать коллегам из разных отделов в их ежедневных задачах. Если вы любите, когда всё систематизировано, умеете работать в режиме многозадачности и получаете удовольствие от того, что вокруг вас всё работает как часы — вам к нам! Чем предстоит заниматься: Жизнеобеспечение и уют офиса: Встреча и сопровождение гостей офиса. Взаимодействие с представителями, обслуживающими здания и управляющими компаниями. Заказ и учет канцелярии, хозяйственных и расходных материалов. Контроль наличия и своевременный заказ чая, кофе, молока и питьевой воды. Уход за офисными растениями (полив, пересадка, создание зеленого уюта). Контроль работы клининговой службы (ежедневная проверка качества уборки). Организация текущего косметического ремонта в случае необходимости, заказ и приемка мебели, компьютерного оборудования и гарнитуры. Поддержка сотрудников и IT-процессов: Организация рабочего места для новых сотрудников: подготовка стола, выдача канцелярии, настройка доступов к ПО и корпоративной почты. Прием заявок от сотрудников по IT-вопросам, маршрутизация их системному администратору и контроль сроков выполнения. Административная поддержка и отчетность: Формирование ежедневного отчета по телефонной активности сотрудников. Формирование ежемесячного отчета (выгрузка данных об опозданиях). Ежедневная поддержка отдела продаж (около 2 часов в день): актуализация контактов и информации по клиентам в CRM-системе посредством звонков и переписки. Travel-поддержка и мероприятия: Организация командировок сотрудников: поиск и бронирование авиа/жд билетов, гостиниц, организация трансфера. Участие в организации и подготовке к корпоративным мероприятиям. Помощь отделу маркетинга в подборе и заказе корпоративных подарков для партнеров компании. Наши требования: Опыт работы в аналогичной должности (офис-менеджер, администратор офиса, помощник руководителя) от 1 года. Уверенный пользователь ПК (MS Office, CRM-системы). Базовое понимание работы компьютерной техники и IT-процессов (чтобы говорить с сисадмином на одном языке). Высокий уровень самоорганизации, умение расставлять приоритеты и работать в режиме многозадачности. Грамотная устная и письменная речь, доброжелательность и тактичность. Хозяйственность, внимание к деталям и искреннее желание создавать комфорт вокруг. Что мы готовы предложить: Выплату белой заработной платы 3 раза в месяц. График работы 5/2, по производственному календарю (3 дня в неделю с 9.00-18.00, 2 дня в неделю с 10.00 до 19.00). Официальное трудоустройство с первого дня. Комфортное, оборудованное рабочее место в современном офисе (Кировский район) с собственной кухней и кофемашиной. Корпоративная библиотека. Корпоративный волейбол. Корпоративный психолог. Корпоративные мероприятия за счет компании. Активный, дружелюбный и интересный коллектив