Делопроизводитель/Администратор
Описание
О компании ООО «Мой Оператор» — часть группы не банковских активов ПАО "Промсвязьбанк", виртуальный оператор мобильной связи, предлагающий клиентам широкий спектр современных телекоммуникационных продуктов и услуг. Присоединяйся к нам и стань частью команды, которая меняет рынок! Кого мы ищем? Нам нужен надежный «центр управления» офисом. Человек, который одинаково хорошо справляется и с приемом гостей, и с первичной документацией, и с закупкой печенья к чаю. Если вы любите порядок во всем — от папок на полке до расписания руководителя, — это ваша работа. Твои задачи: 1. Делопроизводство и Документооборот: · Входящая/исходящая корреспонденция (письма, счета, закрывающие документы): прием, регистрация, организация подписания и отправки (ЭДО и почта), ведение реестров по видам документов, отслеживание статусов согласования/подписания документов, сроков получения/отправки (для закрывающих документов в соответствии с договорами), сроков согласования и оплаты (для счетов). · Договорная работа (договоры бизнес-направлений). · Договорная работа (договоры общехозяйственного направления, например, АХО, СКУД, аренда и уборка офиса, интернет офиса и т.п.). · Ведение реестра договоров: ведение детального электронного реестра договоров, размещение на общем ресурсе, взаимодействие с кураторами договоров на предмет полноты, достоверности и своевременности отражения в реестре информации о договорах/ДС/заказах и т.п. · Архивное дело: формирование дел, подшивка документов, обеспечение их сохранности. В том числе ведение электронного архива на сетевом ресурсе/в ИС.· Подготовка проектов приказов, писем, протоколов совещаний, ведение детальных электронных реестров ОРД и ЛНА. 2. Администрирование и Офис-менеджмент: · Обеспечение жизнедеятельности офиса: контроль чистоты, работоспособности оргтехники, наличие расходных материалов (канцтовары, вода, хозтовары).· Взаимодействие с управляющей компанией и подрядчиками (клининг, ремонт, заправка картриджей).· Организация корпоративных мероприятий, заказ еды/питья для встреч и сотрудников.· Контроль пропускного режима (выдача пропусков/карточек доступа). 3. Секретарские обязанности: · Встреча и прием посетителей, клиентов и партнеров (гостеприимство, чай/кофе).· Прием и распределение входящих звонков, профессиональная голосовая коммутация.· Ведение графиков встреч и переговоров (помощь руководителю в планировании дня).· Организация командировок (бронирование билетов, гостиниц, трансфер), оформление авансовых отчетов. Что важно для успеха: · Опыт работы на аналогичной позиции от 1 года (опыт работы в крупных холдингах или ИТ-сфере приветствуется).· Уверенный пользователь ПК: MS Office (Word, Excel — сводные/фильтры, Outlook), знание 1С:Документооборот или Контур/Диадок — обязательно.· Знание основ делопроизводства (ГОСТы по оформлению документов) и навыки ведения архива.· Грамотная устная и письменная речь (без ошибок!).· Пунктуальность, стрессоустойчивость, многозадачность, умение быстро переключаться между задачами. Приветствуется: · Опыт работы с ЭЦП.· Базовые знания гражданского права (в части договорной работы).· Опыт внедрение электронного документооборота. Условия и преимущества: · Официальное трудоустройство и стабильная "белая" зарплата; · График 5/2, рабочий день с 8:00; · Возможность работать в гибридном формате или в современном офисе работодателя; · Интересные задачи, амбициозные проекты и поддержка профессионального роста; · Дружная команда, открытая к новым идеям и инновациям.