Специалист административно-хозяйственного отдела (АХО)

Описание

Основная цель должности — обеспечение бесперебойной административно-хозяйственной деятельности компании, исправного состояния объектов и корпоративного автопарка, своевременного обеспечения подразделений необходимыми материальными ресурсами. Обязанности:1. Административно-хозяйственное обеспечение Организация административно-хозяйственного обеспечения объектов компании. Контроль состояния помещений, рабочих зон, складов, раздевалок и иных объектов. Организация текущих хозяйственных, ремонтных и монтажных работ. Организация обустройства и оснащения помещений, рабочих мест и производственных зон. Контроль исправности и сохранности хозяйственного имущества. Организация вывоза мусора и поддержания надлежащего состояния объектов. Подготовка предложений по улучшению и переоборудованию помещений. 2. Обеспечение производственных подразделений Оформление пропусков в Битрикс 24 Сбор и обработка заявок подразделений на необходимые материалы, оборудование, мебель и хозяйственные товары. Организация закупки материалов и оборудования для производственных работ. Обеспечение производственных подразделений необходимым инвентарем и хозяйственными ресурсами. Организация закупки, сборки и установки мебели, шкафов, стеллажей и иного оснащения. Контроль своевременного обеспечения подразделений необходимыми ресурсами. 3. Работа с объектами компании Организация хозяйственных и ремонтных работ на объектах компании. Подготовка помещений к эксплуатации. Участие в подготовке проектов обустройства и переоборудования помещений. Организация ремонтных, строительных и монтажных работ. Контроль качества и сроков выполнения работ подрядными организациями. Приемка выполненных строительных и монтажных работ в пределах компетенции, контроль устранения выявленных недостатков. 4. Вентиляция и инженерное оснащение Организация работ по обеспечению производственных помещений необходимыми инженерными системами. Подготовка исходной информации и технических заданий для подрядчиков. Поиск подрядных организаций и получение коммерческих предложений. Организация закупки необходимого оборудования и комплектующих. Контроль проведения монтажных работ. Участие в приемке выполненных работ. Организация закупки и своевременной замены расходных материалов и фильтров для окрасочных камер. 5. Корпоративный автопарк ГСМ закупка и отслеживание , мойка авто, топливные карты Организация эксплуатации корпоративного автопарка, контроль технического состояния автомобилей. Организация регулярных осмотров транспортных средств. Организация технического обслуживания и ремонта автомобилей. Выявление неисправностей и дефектов автомобилей. Организация взаимодействия с сервисными организациями. Контроль сроков и качества ремонта. Контроль расходов на техническое обслуживание и ремонт автомобилей. Планирование предстоящего ремонта и обслуживания автопарка. Контроль сезонной подготовки автомобилей, включая состояние и своевременную замену шин. Подготовка предложений по повышению надежности и удобства эксплуатации корпоративного транспорта. Организация медосвидетельствования водителей 6. Лизинговые автомобили Организация подготовки автомобилей к возврату из лизинга. Проведение предварительного осмотра транспортных средств, выявление повреждений и дефектов, организация устранения выявленных недостатков. Взаимодействие с арендодателями/лизинговыми компаниями по вопросам состояния и возврата автомобилей. Контроль готовности автомобилей и необходимой документации к возврату. Организация и контроль ремонтных работ, выполняемых за счет арендодателя/лизингодателя, если это предусмотрено условиями взаимодействия. 7. Документационное сопровождение автопарка Подготовка и ведение документации по корпоративному автотранспорту, подготовка и контроль путевых листов. Контроль своевременной передачи необходимых документов , контроль наличия и актуальности документов по автомобилям. Формирование и ведение отчетности по эксплуатации, техническому обслуживанию и ремонту автопарка. 8. Закупочная деятельность Формирование потребности в хозяйственных, строительных и производственных материалах в рамках компетенции. Поиск поставщиков и подрядчиков, получение и сравнение коммерческих предложений. Организация закупок хозяйственных товаров, мебели, строительных материалов, металла, оборудования и расходных материалов. Контроль сроков поставки, анализ затрат по поставщикам и отдельным категориям закупок, контроль рациональности расходов. Подготовка информации для согласования бюджетов на ремонт, обслуживание и хозяйственные нужды. 9. Работа с поставщиками и подрядчиками Поиск поставщиков, сервисных и подрядных организаций. Проведение переговоров в пределах предоставленных полномочий, получение и анализ предложений. Согласование сроков выполнения работ и поставок. Контроль выполнения подрядчиками принятых обязательств, контроль качества выполненных работ. Оперативное решение вопросов при нарушении сроков или выявлении недостатков. 10. Планирование и отчетность Формирование планов хозяйственных и ремонтных работ. Планирование обслуживания и ремонта автопарка. Контроль сроков выполнения поставленных задач, ведение отчетности по административно-хозяйственной деятельности. Подготовка информации о выполненных работах, текущих задачах, затратах, проблемах и рисках. Своевременное информирование руководства о необходимости дополнительных расходов, ремонта или закупок. Формирование предложений по оптимизации хозяйственных расходов. 11. Управление рисками Своевременное выявление рисков, связанных с эксплуатацией помещений, оборудования и автотранспорта. Контроль рисков увеличения сроков и стоимости ремонтных работ, контроль зависимости выполнения работ от подрядчиков и поставщиков. Заблаговременное планирование сезонных закупок и обслуживания. Информирование руководства о выявленных рисках и подготовка предложений по их минимизации. Требования: Среднее специальное образование Опыт работы в сфере АХО Умение работать с документами Знание ПК на уровне уверенного пользователя (Word, Excel, 1С) Ответственность, пунктуальность, умение работать в режиме многозадачности, коммуникабельность и исполнительность Грамотная устная и письменная речь Условия: Официальное трудоустройство, согласно ТК РФ Стабильная заработная плата - оклад 150 000р на руки + 20 000 KPI График 5/2 , с 09:00-18:00 КОРПОРАТИВНЫЕ ПРИВИЛЕГИИ: Программа привилегий «Best Benefits» Программа заботы о сотрудниках при непрерывном стаже работы (дополнительные дни отдыха за выслугу лет) Доп. выходной на ДР