Бизнес ассистент / Ассистент руководителя (Family Office)

Описание

Наш клиент, диверсифицированный холдинг, открывает новую позицию в структуре Family Office - Ассистент (подчинение Head of family) Основные обязанности: 1. Административная поддержка руководителя: - планирование и контроль рабочего графика; - организация встреч, мероприятий, рабочих поездок; - ведение календарей, напоминаний, поздравлений и других вспомогательных задач; - подготовка подарков для партнёров, организация поздравлений, контроль за важными датами (дни рождения, праздники и т.п.); - контроль исполнения поручений руководителя, напоминания ответственным, отслеживание сроков, формирование краткой отчетности по статусам задач; 2. Делопроизводство и архив: - ведение, структурирование и хранение документации (бумажной и электронной) на русском и английском языках; - подготовка документов по шаблонам или по поручению (письма, договоры, справки и пр.); - систематизация и поддержка архива компании; - контроль за соблюдением сроков документооборота. 3. Коммуникации: - приём и обработка телефонных звонков, электронных писем; - работа с корпоративной почтой: фильтрация, реагирование, распределение задач; - встреча гостей и обеспечение их комфортного пребывания в офисе. 4. Протоколирование встреч и совещаний: - ведение кратких протоколов по результатам встреч и совещаний; - рассылка итогов участникам, контроль выполнения решений; 5. Поддержка международных командировок: - помощь в бронировании билетов, виз, гостиниц; - подготовка сопроводительных и организационных документов; Дополнительно: - участие в подготовке презентационных материалов; - ведение различных таблиц, баз данных, списков контактов; - оперативное реагирование на нестандартные задачи и поручения. Роль с возможностью развития (в перспективе): • Финансово-административная поддержка: подготовка счетов, актов, передача документов бухгалтерии, отслеживание хозрасходов. • Ведение внутренних регламентов и базы знаний: систематизация процедур, шаблонов, поддержка структуры внутренних документов. Требования к кандидату: • Опыт работы в аналогичной роли от 2 лет. • Знание принципов делопроизводства и архивного дела. • Грамотная устная и письменная речь. • Английский язык – уровень не ниже Upper-Intermediate (переписка, документы, деловое общение). • Уверенное владение ПК, офисными программами (MS Office, Excel, Outlook и др.). • Внимательность, пунктуальность, умение работать в режиме многозадачности. • Доброжелательность, инициативность, тактичность. Условия: • Формат работы: гибридный (частично офис, частично удалённо). • График: ориентировочно с 10:00 до 19:00, возможна гибкость. • Локация: первично — Москва-Сити. • Заработная плата: по результатам собеседования.