Помощник руководителя

Описание

Обязанности: 1. Управление календарем и совещаниями · Ведение графика руководителя, планирование и перенос встреч, контроль рабочих чатов по вопросам совещаний в Минтрансе России.· Бронирование переговорных, контроль подготовки помещений для ВКС. 2. Документооборот и контроль поручений · Проверка документов на наличие виз и корректность бланков перед подписанием.· Контроль документов, зарегистрированных в СЭД (приказы, письма Минтранса, поручения), информирование руководителя о статусе.· Взаимодействие с контрольным отделом и структурными подразделениями для правильного распределения документов по ответственным лицам. 3. Работа с корреспонденцией и коммуникация · Обработка входящей корреспонденции (личная почта руководителя, общая почта помощника).· Прием и распределение входящих звонков, переадресация в профильные отделы.· Взаимодействие с подразделениями Минтранса России и приемными подрядных организаций. 4. Организация командировок и выездных мероприятий · Покупка билетов, бронирование гостиниц, подготовка документов для командировок.· Оформление заявок на участие в выездных совещаниях (по почте или телефону в установленные сроки).· Оформление пропусков на территорию учреждения и подрядных объектов (включая автомобильные пропуски).· Взаимодействие с водителем: информирование о деталях выездов (адрес, время, схема проезда, пропуск). 5. Финансовые и хозяйственные вопросы · Работа в 1С: проведение командировок, прикрепление подтверждающих документов для компенсации расходов.· Снабжение кабинета и приемной расходными материалами и продуктами (канцелярия, чай, кофе, вода), контроль своевременной уборки. 6. Информационно-аналитическая поддержка · Подготовка ежедневной отчетности (графики заместителей, кадровые документы, мониторинг СМИ).· Контроль своевременного предоставления материалов для участия руководителя в совещаниях.· Поиск и анализ любой информации по запросу руководителя. Требования: Высшее образование (лингвистическое, иное "гуманитарное"); Опыт работы в сфере строительства и проектирования приветствуется; Уверенный пользователь ПК (Word, Excel, Power Point, AI); Необходимые навыки: безусловно грамотная речь (письменная/устная),опрятный внешний вид, знание делового этикета, коммуникабельность, стрессоустойчивость, ответственность, организаторские навыки, внимательность. Условия: Временно (на срок декретного отпуска и отпуска по уходу за ребенком) Дружный профессиональный коллектив, возможность развития и карьерного роста, корпоративные мероприятия; Место работы – г. Москва, м. Белорусская, м. Менделеевская (5-7 минут пешком); Оформление по ТК РФ с первого дня; График работы: 5/2, с 9:00 до 18:00 (пн-чт), с 9.00 до 16.45 (пт); Испытательный срок – 3 месяца; Стабильная официальная заработная плата дважды в месяц.