Младший операционный менеджер / Junior Operations Manager

Описание

ДЕФАН является уникальной российской deep tech компанией, которая не только разработала и запатентовала, но и произвела новый тип кремниевого фотодетектора, отличительной особенностью которого является сочетание таких характеристик как широкий динамический диапазон, высокое быстродействие и очень высокая чувствительность, которая сохраняется даже в условиях сильной фоновой засветки. На базе наших фотодетекторов и электроники собственной разработки ДЕФАН разрабатывает востребованные на рынке твердотельные и механические лидары, которые используются в роботизированной складской технике, системах помощи водителю, навигации беспилотного транспорта, измерении объёмов сыпучих материалов и других индустриальных применениях. В наш коллектив требуется внимательный и организованный специалист для поддержки операционной работы компании. Основные обязанности: Сбор и систематизация информации. Запрашивать данные у коллег, объединять их в таблицы и реестры, проверять полноту заполнения, уточнять недостающие сведения и замеченные расхождения. Сопровождение документооборота. Проверять комплектность документов и основные реквизиты по установленным требованиям, направлять документы на согласование, собирать комментарии и отслеживать внесение правок. Организация подписания. Сопровождать подписание бумажных документов и документов в ЭДО, отслеживать возврат подписанных экземпляров и размещать их в корпоративном хранилище. Отслеживание задач и сроков. Обновлять статусы в Битрикс24 и рабочих реестрах, фиксировать ответственных, сроки и следующие шаги. Напоминать коллегам о договоренностях, уточнять причины задержек и сообщать руководителю о возникающих трудностях. Подготовка кратких сводок. Формулировать суть документа или вопроса в 2–3 предложениях: что происходит, на каком этапе находится задача и что требуется дальше. Собирать информацию для подготовки ответов и отработки комментариев. Сбор данных по бюджету и расходам. Объединять сведения от коллег по готовым шаблонам, относить расходы к согласованным статьям и проектам, проверять суммы и наличие подтверждающих документов, отмечать расхождения. Координация отправок и доставок. Организовывать отправку и получение документов и других материалов, взаимодействовать с курьерскими службами, отслеживать сроки и подтверждать получение. Поддержание порядка в корпоративном хранилище. Размещать документы по принятой структуре, соблюдать правила наименования файлов, поддерживать актуальность версий и ссылок. Помощь в улучшении рабочих процессов. По поручению руководителя обновлять простые инструкции, шаблоны и чек-листы, предлагать улучшения для повторяющихся задач. Требования к кандидату: Опыт административной или операционной работы, сопровождения документов либо координации задач от 1 года. Уверенное владение Excel. Знание английского языка не ниже B1. Умение работать с большим объемом информации: структурировать данные, проверять их полноту и достоверность, замечать расхождения. Внимательность к цифрам, реквизитам, датам и версиям документов. Грамотная письменная речь и способность кратко и понятно изложить суть вопроса. Навыки деловой коммуникации: умение четко запрашивать информацию, уточнять детали и корректно напоминать о договоренностях. Организованность: умение вести список своих задач, отслеживать сроки и согласовывать приоритеты с руководителем. Готовность осваивать новые инструменты, работать по инструкциям и задавать вопросы, если информации недостаточно. Ответственное отношение к поручениям: своевременно сообщать о трудностях и риске нарушения сроков. Ответственное отношение к внутренней и конфиденциальной информации. Будет преимуществом Опыт работы с Битрикс24, 1С, системами ЭДО, корпоративными файловыми хранилищами. Владение сводными таблицами и продвинутыми формулами в Excel. Английский язык на уровне B2 и выше. Опыт работы со счетами, актами, накладными и реестрами расходов. Опыт подготовки простых инструкций, шаблонов и чек-листов. Ожидаемые результаты работы Порученные задачи выполняются в согласованные сроки, а о возникающих трудностях руководитель узнает своевременно. По текущим задачам и документам понятно, на каком они этапе и от кого ожидается следующее действие. Информация в таблицах и реестрах актуальна, недостающие данные и расхождения своевременно выявляются и уточняются. Документы хранятся в установленном порядке, нужные файлы легко найти. Руководитель получает краткие и понятные сводки по текущим вопросам, требующим его внимания или решения. В этой роли Вы получите: Работу в команде высококвалифицированных специалистов deep-tech индустрии, создающей собственные технологические продукты. Возможность увидеть работу технологической компании изнутри: от договоров, закупок и финансов до разработки, производства и взаимодействия с партнёрами. Плотное взаимодействие с руководителями компании и возможность учиться системному подходу к операционному управлению, организации процессов и контролю исполнения. Быстрое развитие навыков, которые ценятся в самых разных бизнес-функциях: работа с данными и документами, координация задач, деловая коммуникация, финансовая аккуратность и управление сроками. Возможность не только выполнять поручения, но и предлагать улучшения, создавать удобные шаблоны, инструкции и рабочие процессы, которые останутся частью системы компании. Пространство для профессионального роста: по мере развития компетенций можно брать на себя более сложные операционные задачи и самостоятельные зоны ответственности. ДМС после прохождения испытательного срока Coffee point с бариста for free, велопокатушки, мини-спортзал, чайные церемонии для желающих как часть корпоративной культуры Корпоративный транспорт от/до метро Славянский Бульвар Мы предлагаем конкурентную зарплату по результатам собеседования Ждём вас в нашу команду! 🌟