Главный специалист Проектного офиса

Описание

Общая характеристика роли: Мы ищем энергичного и проактивного участника команды, который уверенно чувствует себя в динамичной среде и готов к разноплановым задачам. Роль сочетает административную поддержку, договорную работу, организацию мероприятий и подготовку аналитических и презентационных материалов. Вы станете ключевым звеном в обеспечении операционной эффективности подразделения и поддержке руководителя. Обязанности: - Координация работы офиса и поддержка руководителя. Организовывать встречи руководителя: принимать гостей, оформлять пропуска, обеспечивать организационные и бытовые детали (чай/кофе и т. п.). - Вести протоколы встреч, фиксировать принятые решения, контрольные точки и поручения, отслеживать их исполнение. - Своевременно заказывать расходные материалы для бесперебойной работы офиса. - Договорная и отчётная работа. Вести портфель договоров с региональными партнёрами: контролировать процесс согласования и подписания, отслеживать исполнение обязательств. Проверять отчёты по исполнению договоров, готовить отчётные документы для передачи в бухгалтерию. Обеспечивать хранение и систематизацию договорной документации в соответствии с принятым в компании порядком. - Административно‑коммуникационные задачи. Готовить официальные обращения в органы исполнительной власти регионального и федерального уровня в соответствии с установленными регламентами. Формировать тезисы и презентации для выступлений руководителя. - Организация командировок руководителя. Планировать поездки, бронировать транспорт и гостиницу, готовить пакет документов, необходимых для организации поездки, координировать логистику и сопутствующие вопросы. Участие в организации профориентационных и образовательных проектов, программ и мероприятий, проводимых Ассоциацией (конкурсов профессионального мастерства для рабочих профессии, ИТР, круглых столов, рабочих встреч, семинаров и т.д.) Взаимодействие со структурными подразделениями Ассоциации, и партнерами по вопросам организации мероприятий, конкурсов профессионального мастерства, а также другим вопросам, связанным с организацией мероприятий; Требования: Высшее образование (строительное, педагогическое, документообеспечение организации, управление проектами); Опыт работы не менее 3х лет (в сфере строительства, образования, проектной деятельности, документообеспечения организации, юриспруденции, управление персоналом) не менее трех лет. Опыт административной поддержки и организации рабочих процессов; опыт в организации мероприятий или сопровождении руководителя. Опыт и практические навыки ведения договорной работы: контроль статусов, отслеживание исполнения обязательств, понимание логики документооборота. Опыт подготовки текстов в официально‑деловом стиле (обращения, отчёты, тезисы) либо готовность быстро освоить стандарты деловой переписки.  Уверенное владение MS Excel и MS PowerPoint. Грамотная устная и письменная речь, внимание к деталям, умение расставлять приоритеты и соблюдать сроки. Описание личных качеств кандидата: Проактивность: вы не ждёте указаний, а самостоятельно видите зоны улучшений и предлагаете решения. Организованность и системность: умеете держать в фокусе несколько задач, не терять детали и не срывать сроки. Гибкость и стрессоустойчивость: комфортно работаете в условиях меняющихся приоритетов и сжатых сроков. Командная ориентация: умеете выстраивать рабочие отношения с коллегами, подразделениями и внешними партнёрами. Условия: Оформление в соответствии с трудовым законодательством, с предоставлением всех социальных гарантий; Уровень дохода указан "на руки", возможны дополнительные премиальные выплаты с увеличением стажа работы в Ассоциации; ДМС (включая стоматологию) после года работы; График работы 5/2 с 9:00 до 18:00 (по пятницам сокращенный рабочий день – до 16:30, суббота и воскресенье – выходные дни) в уютном офисе в шаговой доступности от ст. м. «Сухаревская» и «Проспект Мира»; Дружный коллектив профессионалов.