Помощник/ассистент руководителя

Описание

Ассистент руководителя / Помощник руководителя в строительную компанию В строительную компанию ищем ассистента руководителя, который возьмет на себя организационные, административные и часть операционных задач. Нам нужен человек, который умеет держать в поле внимания большое количество текущих вопросов, самостоятельно доводить задачи до результата и освобождать руководителя от ежедневной рутины. Основные задачи: - Ведение рабочего календаря руководителя: встречи, звонки, задачи, планы на неделю.- Формирование списка приоритетных задач и контроль их выполнения.- Организация встреч, переговоров и рабочих выездов.- Подготовка договоров, писем, заявок, коммерческих предложений и других рабочих документов по шаблонам.- Ведение деловой переписки.- Коммуникация с бухгалтерией по текущим вопросам, документам, счетам и оплатам.- Прием и обработка входящих звонков.- Обзвон клиентов по текущим вопросам.- Формирование графика текущего обслуживания клиентов и объектов.- Прием заявок на ремонт и техническое обслуживание, передача ответственным сотрудникам и контроль их закрытия.- Ведение базы клиентов, заявок, договоров и текущих задач.- Обзвон поставщиков и подрядчиков, запрос стоимости, сроков и условий поставки.- Сбор и сравнение коммерческих предложений.- Поиск необходимых поставщиков, подрядчиков, товаров и услуг.- Контроль сроков по поручениям руководителя, клиентским заявкам и текущим рабочим вопросам.- Сбор необходимой информации и документов к встречам и переговорам.- Работа с электронной почтой, входящей корреспонденцией и документами.- Выполнение личных организационных поручений руководителя. Что для нас важно!!! Ищем самостоятельного, организованного и быстрого человека. Важно уметь не просто записать задачу, а понять, что необходимо сделать дальше, найти нужного человека, получить информацию, проконтролировать сроки и вернуться к руководителю уже с результатом. Нам важны: - грамотная устная и письменная речь;- внимательность к документам и цифрам;- умение работать одновременно с несколькими задачами;- ответственность и соблюдение договоренностей;- уверенная работа с компьютером, таблицами, документами и мессенджерами;- отсутствие страха перед звонками клиентам, подрядчикам и поставщикам;- умение самостоятельно искать информацию и предлагать решение;- конфиденциальность при работе с информацией руководителя и компании. Опыт работы ассистентом, помощником руководителя, офис-менеджером, координатором или администратором будет преимуществом. Опыт работы в строительной, инженерной или сервисной компании — отдельный плюс. Главный результат работы ассистента — у руководителя не должно быть необходимости помнить обо всех мелких операционных вопросах самому. Задачи должны быть зафиксированы, организованы, проконтролированы и доведены до результата.