Делопроизводитель / координатор документооборота
Описание
О вакансии Основная задача - собрать документы, договоренности, поручения и контрольные сроки в единую рабочую систему. Важно уметь зафиксировать вопрос, определить ответственного, поставить срок, проконтролировать исполнение и сохранить всю историю так, чтобы информация не зависела от памяти или присутствия конкретного сотрудника. Обязанности Принимать, регистрировать и систематизировать входящую и исходящую корреспонденцию. Готовить и редактировать официальные письма; проверять содержание, реквизиты, приложения, подписи и комплектность перед отправкой. Контролировать получение ответов на письма и запросы; своевременно напоминать ответственным сотрудникам и контрагентам. Вести единые реестры писем, заявок, поручений, документов, ответственных лиц, сроков и текущих статусов. Присутствовать на совещаниях, оформлять протоколы, фиксировать принятые решения, ответственных и сроки исполнения; доводить поручения до исполнителей. Получать информацию от руководителей, в том числе в виде голосовых сообщений, и переводить ее в понятные задачи, письма и документы. Контролировать исполнение поручений: запрашивать статус, напоминать о сроках и своевременно сообщать руководству о задержках и рисках. Выполнять функцию единого информационного окна между офисом и строительными объектами: принимать запросы от начальников участков, прорабов и исполнителей работ, направлять их ответственным подразделениям и контролировать результат. Передавать руководству сведения о необходимых документах, материалах, ТМЦ и сроках их получения. Формировать и поддерживать электронные папки по каждому объекту и юридическому лицу: переписка, протоколы, договоренности, контакты, риски, проблемные вопросы, решения, коммерческие предложения и исполнительная документация. Контролировать получение и передачу исполнительной и иной проектной документации; фиксировать комплектность, ответственных и статус в реестре. Запрашивать необходимые документы у ПТО, сметчиков, бухгалтерии и других подразделений; формировать комплекты для заказчиков, банков, подрядчиков, поставщиков и иных организаций. Направлять запросы поставщикам и подрядным организациям, собирать коммерческие предложения, прайс-листы и контактные данные, вести соответствующую базу. Поддерживать рабочую связь с заказчиками, подрядчиками, поставщиками и другими контрагентами; не допускать потери контакта и договоренностей. Вести календарь совещаний, сроков предоставления документов, ответов на письма и иных значимых событий. При необходимости фиксировать даты судебных заседаний и контролировать передачу информации ответственным сотрудникам без выполнения юридической работы. Организовывать отправку и получение документов, заказ билетов и другие административные задачи, связанные с работой компании. Собирать подтверждающие документы по служебным расходам: чеки, счета и иные необходимые документы. Готовить для руководства сводную информацию по открытым вопросам, просроченным поручениям и текущему состоянию документов по объектам. Требования Грамотная устная и письменная речь. Умение составлять корректные, убедительные и уважительные деловые письма. Опыт работы делопроизводителем, секретарем-референтом, администратором проектов, координатором или ассистентом руководителя будет преимуществом. Умение вести реестры, таблицы и электронный архив, контролировать большое количество сроков и не терять задачи. Уверенное владение Word, Excel, электронной почтой, мессенджерами и облачными документами. Способность превращать устные договоренности и разрозненную информацию в четкие задачи и документы. Системность, внимательность, аккуратность, исполнительность и умение доводить вопросы до результата. Настойчивость в получении необходимой информации при сохранении корректного делового общения. Умение одновременно взаимодействовать с руководством, сотрудниками офиса, представителями объектов, заказчиками, банками, подрядчиками и поставщиками. Ответственность, конфиденциальность и готовность работать с большим объемом информации. Готовность к преимущественно офисному формату работы в Подольске. Будет преимуществом Опыт работы в строительной, инженерной или производственной компании. Понимание состава договорной, проектной и исполнительной документации. Опыт работы с электронным документооборотом. Опыт координации нескольких объектов или проектов одновременно. Опыт сбора коммерческих предложений и взаимодействия с поставщиками и подрядчиками. Условия Полная занятость. График работы: понедельник - пятница, с 9:00 до 18:00. Место работы: БЦ «Strotskis», ул. Кутузова, 12, Щербинка, ТиНАО, Москва. Удаленный формат работы не рассматривается. Ориентировочный доход - от 100 000 до 120 000 руб. Предлагаемая структура дохода: фиксированная часть 100 000 руб. и премия до 20 000 руб. за качественное и своевременное выполнение обязанностей. Критерии премирования: актуальность реестров, отсутствие потерянных запросов и поручений, своевременное оформление писем и протоколов, контроль сроков и комплектность документов. Непосредственное взаимодействие с руководством и участие в выстраивании системы документооборота компании.