Офис-менеджер

Описание

Мы ищем ответственного, организованного и позитивного офис-менеджера в компанию "ГросШеф" – Российский производитель полнорационных кормов для кошек и собак. Нам нужен добрый, инициативный, идейный человек, который умеет поддерживать порядок, внимательно относится к деталям, способен самостоятельно решать текущие административные вопросы и создавать комфортные условия для работы сотрудников и руководства. Основные обязанности Организация бесперебойной работы офиса и административная поддержка сотрудников. Приём и распределение входящих и исходящих звонков. Работа с электронной почтой, входящей и исходящей корреспонденцией. Ведение документооборота: оформление, систематизация и хранение внутренних документов, контроль их актуальности. Ведение реестров, работа с архивом, размещение и актуализация внутренних регламентов. Организация встреч, переговоров, совещаний, командировок и корпоративных мероприятий. Встреча учредителей, руководителей, партнёров и гостей компании. Подготовка переговорных комнат и организация чайно-кофейного сопровождения встреч: сервировка, подача и поддержание порядка после завершения переговоров. Контроль чистоты, порядка и общего состояния офиса. Организация устранения бытовых и технических неисправностей, взаимодействие с администрацией и техническими службами бизнес-центра. Оформление пропусков для сотрудников, гостей, курьеров, подрядчиков и автомобилей учредителей и руководителей. Получение и отправка документов, корреспонденции и посылок, в том числе через маркетплейсы и пункты выдачи. Взаимодействие с типографиями, курьерскими и сервисными службами. Получение и передача на подписание первичной документации. Взаимодействие с поставщиками товаров и услуг для офиса. Контроль и организация закупок канцелярских, хозяйственных и иных необходимых материалов. Поддержание комфортных условий работы сотрудников. Административная поддержка руководителей и подразделений компании. Ведение необходимой отчётности и контроль исполнения административных задач и процессов. Участие в улучшении офисного пространства и внутренних процессов: инициативы по оформлению офиса, повышению комфорта и оптимизации административной работы. Требования Опыт работы офис-менеджером, администратором, ассистентом от 2 лет. Высокий уровень ответственности и организованности. Доброжелательность, гостеприимство, бесконфликтность. Внимательность к деталям и аккуратность в работе с документами. Грамотная устная и письменная речь. Уверенное владение ПК и стандартными офисными программами. Умение работать в режиме многозадачности и самостоятельно расставлять приоритеты. Пунктуальность, исполнительность и доброжелательность. Хорошие коммуникативные навыки и соблюдение делового этикета. Инициативность и готовность самостоятельно решать текущие организационные вопросы. Условия работы Официальное оформление по ТК РФ. Стабильная заработная плата с выплатой два раза в месяц. Уровень дохода обсуждается по итогам собеседования. Полная занятость, работа в офисе 5\2 (пн-пт). Адрес офиса: БЦ "Альтеза", Алтуфьевское шоссе, 44, 6 этаж. Работа в стабильной, развивающейся FMCG-компании. Дружный коллектив и комфортная рабочая атмосфера (до 15 человек) Если вы умеете организовывать процессы, цените порядок, внимательны к людям и деталям и хотите стать важной частью команды, будем рады познакомиться. При отклике на вакансию укажите желаемый уровень заработной платы.