Ассистент по проектам и мероприятиям

Описание

Формат: удалённо, 4 часа в день, 5/2Время работы: вечером по московскому времени, после 18:00 О руководителе Мы работаем в сфере интеллектуальных игр, мероприятий и образовательных проектов. Наши проекты связаны с зарубежным рынком — поэтому английский язык регулярно используется в работе: нужно искать информацию на английском, писать людям, общаться с американскими компаниями и разбираться в местной специфике. Работа очень разноплановая. Сегодня нужно найти площадку для мероприятия, завтра — сравнить несколько подрядчиков, послезавтра — написать потенциальному партнёру или разобраться, как подать заявку на какой-нибудь проект. Поэтому нам нужен человек, которому интересно разбираться в новых вещах и переключаться между разными задачами. Кого мы ищем Нам нужен человек, на которого можно постепенно передавать всё больше задач и быть уверенными, что они не потеряются. Не обязательно иметь большой опыт работы именно ассистентом. Гораздо важнее, чтобы вы: были организованным человеком и не забывали про договорённости; умели самостоятельно разобраться в незнакомой задаче; не ждали подробной инструкции на каждый шаг; замечали, если что-то пошло не так, и предлагали решение; спокойно относились к рутинным задачам, если они нужны для результата; умели вежливо напомнить человеку о себе, если он не ответил; могли напомнить руководителю о задаче или дедлайне, если она потерялась среди других дел; не боялись написать незнакомому человеку или позвонить, если это необходимо. Не требуется быть суперопытным менеджером. Если вы быстро учитесь, умеете искать информацию и нормально чувствуете себя в ситуации «я раньше этого не делал(а), но сейчас разберусь» — это гораздо важнее. Если вам нравится узнавать, как всё устроено в другой стране, общаться с людьми, находить интересные проекты и при этом держать в порядке десятки небольших задач, вам, скорее всего, будет интересно. Чем предстоит заниматься Искать информацию и разбираться в новых темах Например: найти интересные выставки или конференции в США и собрать их в сравнительную таблицу: даты, стоимость, аудитория, масштаб; найти организации, школы, библиотеки или компании, с которыми потенциально можно сотрудничать; найти несколько подходящих площадок для мероприятия и сравнить условия; разобраться, какие документы нужны для участия в проекте; найти нужного специалиста или подрядчика. Общаться с людьми и компаниями Например: написать площадке и узнать стоимость аренды; связаться с потенциальным партнёром; запросить коммерческое предложение; напомнить человеку, который не ответил; договориться о времени созвона; уточнить детали заказа или услуги. Большая часть общения происходит на английском. Помогать организовывать мероприятия Например: найти площадку; сравнить несколько вариантов; заказать доставку или нужные материалы; найти фотографа, флориста, дизайнера или другого подрядчика; собрать информацию о мероприятии в одном месте; проконтролировать, что всё необходимое заказано и сделано вовремя. Не нужно быть профессиональным event-менеджером. Важно не потерять детали и довести задачу до результата. Искать и контролировать подрядчиков У нас есть постоянная команда, дизайнеров, авторов, веб-дизайнеров и фотографов, но периодически нам нужны фрилансеры на короткие задачи: нужно будет найти несколько подходящих кандидатов, посмотреть их работы и отзывы, сравнить стоимость и условия, договориться о задаче и потом проконтролировать выполнение. Работать с таблицами, документами и базами Например: привести в порядок Google Sheets; собрать информацию из нескольких источников; заполнить заявку; подготовить документ по шаблону; систематизировать контакты; обновить базу потенциальных партнёров; следить за тем, чтобы информация была актуальной. Помогать с социальными сетями Контент уже будет подготовлен — не нужно самостоятельно придумывать стратегию или писать посты с нуля. Нужно будет: вовремя публиковать готовые материалы в Facebook, Instagram, YouTube и TikTok; проверить, что всё опубликовано правильно; иногда немного обработать фото или видео; корректировать контент с помощью ИИ мониторить Facebook-группы и Instagram по готовому ТЗ и находить подходящие возможности для публикаций или взаимодействия. Здесь особенно важны аккуратность и отсутствие пропущенных задач. Что нам важно Английский — уверенный рабочий уровень. Нужно свободно читать, писать письма и сообщения; иногда возможны короткие созвоны. Умение искать информацию. Не просто найти первый результат в Google, а проверить несколько источников, сравнить варианты и сделать вывод. Организованность. Если вы договорились что-то сделать к пятнице, задача не должна исчезнуть из вашей памяти в четверг. Самостоятельность. Если инструкция закончилась на полпути, вы не останавливаетесь, а пытаетесь понять, что делать дальше. Коммуникабельность. Придётся общаться с людьми разного возраста, профессий и культурного бэкграунда. AI-инструменты. Мы активно используем ChatGPT, Claude и другие AI-инструменты. Важно не просто знать, что они существуют, а уметь использовать их для реальной работы: поиска, анализа, подготовки текстов, структурирования информации и т.д. Готовность учиться. Например, если сегодня вы никогда не работали с LinkedIn, это не проблема. Важно, чтобы вы могли разобраться и через некоторое время уже уверенно им пользовались. Что вы получите Это не вакансия, где весь день нужно выполнять одну и ту же рутинную задачу. Вы будете работать с реальными международными проектами, мероприятиями и бизнес-задачами, много общаться на английском и постепенно разбираться в том, как устроен американский рынок. Можно будет попробовать себя в самых разных направлениях: event management, research, коммуникации, маркетинг, работа с подрядчиками и организация проектов. Как откликнуться Начните сообщение со слова «зануда» — это маленькая проверка на внимательность :) А дальше коротко расскажите: чем вы занимались раньше; почему вам интересна именно эта работа; какой пример из вашей жизни показывает, что вы умеете доводить до конца скучную, рутинную или сложную задачу. Не нужно писать длинное мотивационное письмо. Нам гораздо интереснее увидеть живого человека и понять, почему вам может быть интересно работать вместе.