Ассистент руководителя проектов
Описание
Ищем ассистента руководителя проекта, который будет помогать вести реализацию договоров по инженерным и производственным проектам — от запуска проекта до поставки оборудования, выполнения работ и закрытия договора. Это не позиция личного помощника руководителя. Основная задача — организационное и административное сопровождение проектов, контроль сроков, документов и взаимодействия между участниками проекта. Чем предстоит заниматься Совместно с руководителем проекта сопровождать реализацию заключённых договоров. Вести проекты в Bitrix24 и ERP-системе на базе 1С. Формировать и поддерживать в актуальном состоянии план проекта: этапы, задачи, сроки, ответственные и статусы. Контролировать выполнение задач по проекту подразделениями компании. Собирать информацию о ходе реализации проекта, фиксировать отклонения от сроков и оперативно информировать руководителя проекта. Контролировать прохождение основных этапов проекта: проектирование, закупки, производство, комплектацию, отгрузку, монтаж и ПНР. Координировать взаимодействие между проектировщиками, производством, снабжением, бухгалтерией, монтажными подразделениями и другими участниками проекта. Взаимодействовать с представителями заказчика по организационным и документальным вопросам. Готовить официальные письма, запросы, протоколы совещаний и другие документы по проекту. Вести реестр проектной, договорной и закрывающей документации. Контролировать получение и передачу необходимых документов от заказчика и подразделений компании. Организовывать согласование и подписание актов, УПД, накладных и других закрывающих документов. Контролировать договорные сроки, ключевые обязательства сторон и необходимые действия по проекту. Участвовать в контроле графика платежей и бюджета проекта совместно с руководителем проекта. Подготавливать регулярные отчёты по статусу проектов, срокам, проблемным вопросам и следующим действиям. Вести протоколы совещаний и контролировать исполнение принятых решений. Что для нас важно Высшее или среднее профессиональное образование. Опыт работы в сопровождении проектов от 1 года: ассистентом/координатором проекта, специалистом проектного офиса, администратором проекта или на аналогичной позиции. Опыт контроля задач и сроков с участием нескольких подразделений. Понимание принципов реализации договора и основных этапов проекта. Умение вести деловую переписку и готовить официальные письма. Уверенная работа с Excel и Word. Опыт работы в Bitrix24, 1С, ERP или CRM-системах. Системность, внимательность к деталям и способность одновременно контролировать несколько направлений работы. Умение самостоятельно собирать информацию, видеть просрочки и доводить вопросы до результата. Будет преимуществом Опыт работы в инженерной, производственной, строительной или монтажной компании. Опыт сопровождения поставок оборудования или реализации технических проектов. Понимание договорной и закрывающей документации: договоры, спецификации, акты, УПД, накладные. Опыт взаимодействия с заказчиками, производством, снабжением и техническими специалистами. Навыки ведения графиков проектов и контроля исполнения бюджета. Базовое понимание процессов производства, поставки, монтажа и пусконаладочных работ. Ключевые навыки Управление проектами • Администрирование проектов • Координация проектов • Контроль сроков • Проектный документооборот • Bitrix24 • 1С ERP • Excel • Деловая переписка • Договорная документация • Закрывающие документы • Протоколирование совещаний • Взаимодействие с заказчиками Место работы: Московская область, г. Солнечногорск.