Ассистент Генерального директора
Описание
BFG Group - разработчик инновационной ИТ-платформы BFG-IS, объединяющей функции APS (Advanced Planning and Scheduling) и MES (Manufacturing Execution System). Наше решение помогает промышленным предприятиям повышать производительность без инвестиций в оборудование - за счет оптимизации планирования и автоматизации производственных процессов.Наши клиенты - ведущие промышленные предприятия России: ПАО «КАМАЗ», АО «Концерн Калашников», АО «МСЗ» и другие.Для нас важно строить команду надолго. У компании сформирован и подтверждён объём работы минимум на ближайшие 7 лет, поэтому мы ищем человека, который хочет развиваться вместе с компанией. Чем предстоит заниматься: Организовывать рабочий день генерального директора и топ-менеджеров: встречи, календарь, напоминания, переносы; Организовывать совещания: собирать участников и материалы, готовить повестку, фиксировать договорённости; Фиксировать задачи по итогам встреч: ответственные, сроки и дальнейший контроль исполнения; Контролировать выполнение поручений и своевременно возвращаться к ответственным по задачам; Подготавливать документы, презентации, письма и рабочие материалы; Быстро находить и собирать необходимую информацию по запросам руководителей; Взаимодействовать с сотрудниками, клиентами, подрядчиками и другими внешними контактами по поручению руководителей; Самостоятельно доводить задачи до результата без постоянного контроля со стороны руководителя. Мы ждём от Вас: Опыт работы ассистентом руководителя / бизнес-ассистентом / координатором от 1 года; Умение самостоятельно организовывать работу руководителя и не ждать подробных инструкций; Сильные навыки планирования и приоритизации; Грамотная устная и письменная речь; Уверенное владение Excel / Google Таблицами, Word / Google Документами, календарями, мессенджерами; Умение работать с большим количеством параллельных задач и быстро переключаться; Внимательность к деталям и договорённостям; Тактичность, конфиденциальность, корректность в коммуникации; Умение спокойно работать в ситуации изменений и срочных задач; Уверенный пользователь ИИ. Мы предлагаем: Белая заработная плата; Оформление c первого дня работы по ТК РФ; Комфортный офис в центре города (Тренажерный зал, игровая комната, зона отдыха и др); Корпоративные мероприятия; Оплата обучения, тренингов, подписок и т.д.; Дополнительные оплачиваемые 4 дня отпуска; Компенсация ДМС (после прохождения испытательного срока). Сопроводительное письмо В сопроводительном письме, пожалуйста, коротко ответьте: 1. Почему вы считаете свой опыт подходящим для этой позиции? 2. Небольшое тестовое задание Ситуация Вы — ассистент генерального директора. В понедельник утром генеральный директор прислал вам следующие задачи: Во вторник в 11:00 нужно провести встречу с потенциальным клиентом. Участие должны принять генеральный директор, коммерческий директор и руководитель разработки. В календаре генерального директора уже стоят три встречи во вторник: 10:00–11:00, 11:00–12:00 и 12:00–13:00. Коммерческий директор написал, что сможет подключиться к встрече с клиентом только до 12:00. Руководитель разработки находится в другом часовом поясе и просит предупредить его о встрече минимум за сутки. Генеральный директор попросил до конца дня подготовить ему краткую информацию по клиенту перед встречей. Сегодня в 16:00 у топ-менеджеров внутреннее совещание. После него нужно зафиксировать договорённости и отправить участникам итог. Генеральный директор отдельно попросил напомнить ему сегодня в 18:00 о личном звонке. Один из топ-менеджеров прислал вам сообщение: «Нужно срочно перенести завтрашнюю встречу, я не успеваю». Причину и новый слот он не указал. Задание: 1. Приоритизируйте задачи. 2. Предложите план действий по организации встречи с клиентом. 3. Напишите сообщение руководителю разработки с предложением/подтверждением участия во встрече. 4. Напишите сообщение топ-менеджеру, который попросил срочно перенести встречу, но не дал новой информации. 5. Предложите структуру краткой справки для генерального директора по потенциальному клиенту. 6. Опишите, как вы будете контролировать все договорённости и задачи после внутреннего совещания. Ответ — до 3 предложений по каждому пункту Если у вас есть опыт работы в IT или другой динамичной проектной среде, обязательно укажите это. Отклики без сопроводительного письма не рассматриваем.