Офис-менеджер

Описание

Обязанности: Приём и первичная проверка документов: проверять поступающие документы на комплектность. Фиксация несоответствий: при выявлении ошибок или недостающих элементов формировать перечень замечаний, направлять запросы на доработку, отслеживать предоставление исправленных версий. Подготовка и оформление документов к передаче: при необходимости приводить документы к единому формату, нумеровать листы, формировать описи, прикреплять файлы в СЭД. Передача задач эксперту: выгружать документы из СЭД, составлять письма на почте и прикреплять полный комплект документов, указывать необходимые комментарии для эксперта. Контроль сроков исполнения: отслеживать статусы задач в СЭД, контролировать соблюдение сроков на каждом этапе, своевременно напоминать ответственным лицам о приближающихся дедлайнах. Ведение учёта: формировать сводные таблицы в Excel по текущим задачам (статус, сроки, замечания, ответственные). Взаимодействие со смежными подразделениями: запрашивать недостающие документы, ведение переписки через электронную почту. Соблюдение информационной безопасности: обеспечивать конфиденциальность и сохранность документов. Требования: уверенное владение MS Word и MS Excel (в том числе работа с таблицами, фильтрами, сводными данными, форматированием документов); опыт работы с документацией и в системах электронного документооборота (СЭД). Личные качества: внимательность и скрупулёзность при работе с документами; грамотная устная и письменная речь; организованность, умение расставлять приоритеты и работать в режиме многозадачности; ответственность за соблюдение сроков и качество передачи задач; коммуникабельность: умение корректно взаимодействовать с коллегами, задавать уточняющие вопросы. Условия:​​​​​​​ Доход по окончнии испытательного срока 70 000,00 рублей на руки. Испытательный срок: 3 месяца, с выплатой 60 000,00 на руки. Официальное трудоустройство в соответствии с Трудовым кодексом РФ, полный социальный пакет. График работы: полная занятость, 5/2 (8-часовой рабочий день).