Помощник/ассистент руководителя
Описание
AO "ДС Контpoлз" - российский производитель трубoпpoвoднoй apмaтуpы с успешным нахождением на рынке более 28 лет. Наличие квалифицированного персонала позволили компании занять место ведущего поставщика трубопроводной арматуры для технологических процессов, разработанных зарубежными и отечественными лицензиарами в нефтеперерабатывающей, газовой, химической и других отраслях промышленности Российской Федерации и стран СНГ. Мы приглашаем в нашу команду опытного и энергичного помощника руководителя, обладающего успешным опытом работы с топ-менеджментом, целеустремленным подходом к выполнению поставленных задач, а также способного реализовать свой потенциал в рамках нашей Компании. Обязанности: 1. Административная и организационная поддержка Управление расписанием: Планирование, координация и ведение рабочего календаря руководителя, согласование встреч, предотвращение накладок. Организация совещаний: Подготовка повестки дня (agenda), бронирование переговорных комнат, обеспечение технической готовности (Zoom и др.), приглашение участников. Протоколирование: Ведение протоколов совещаний, фиксация ключевых решений и сроков. Контроль исполнения: Мониторинг выполнения поручений генерального директора сотрудниками и подразделениями, своевременное информирование руководителя о статусе задач. Фильтрация потоков: Скрининг входящих звонков, писем и запросов посетителей, решение вопросов самостоятельно или переадресация их соответствующим сотрудникам. 2. Работа с документами и ЭДО Подготовка документов: Составление проектов писем, приказов, распоряжений, договоров и презентаций по поручению руководителя. Документооборот: Регистрация входящей и исходящей корреспонденции, контроль движения документов, работа с системами электронного документооборота (ЭДО). Архивация: Систематизация, хранение и обеспечение быстрого поиска бумажных и электронных документов, обеспечение их конфиденциальности. Подготовка к подписанию: Проверка документов на наличие всех необходимых виз и приложений перед подписанием генеральным директором. 3. Коммуникация и взаимодействие Внешние связи: Взаимодействие с партнерами, клиентами, представителями государственных органов (по доверенности или в рамках поручений). Внутренние коммуникации: Трансляция информации от руководителя к сотрудникам компании и наоборот. Встреча гостей: Организация приема деловых партнеров, обеспечение гостеприимства. 4. Организация командировок и мероприятий Командировки: Полное сопровождение деловых поездок руководителя: бронирование авиа/жд билетов, отелей, организация трансфера, подготовка командировочного досье (программа визита, контакты, справочные материалы), оформление виз (при необходимости). Мероприятия: Помощь в организации деловых обедов, переговоров, корпоративных событий и конференций. 5. Хозяйственное и бытовое обеспечение Контроль наличия и своевременный заказ канцелярских товаров, расходных материалов, воды, чая/кофе в приемной и кабинете руководителя. Взаимодействие с техническими службами, клинингом, курьерскими службами для обеспечения бесперебойной работы офиса/приемной. Выполнение личных поручений руководителя (по предварительной договоренности: например, заказ подарков) Требования: Высшее образование (управление персоналом, психология, менеджмент, лингвистическое, международные отношения); Личные качества: организаторские способности, ответственность, оперативность, готовность работы в режиме многозадачности, инициативность, внимательность, быстрая обучаемость, командный игрок; Опыт работы помощником руководителя, офис-менеджером, секретарем, администратором не менее 2-х лет в производственно-коммерческих компаниях будет вашим преимуществом; Уверенный пользователь ПК: почтовые программы, MS Office (Word, Excel, Outlook, Powerpoint), Битрикс24; Умение работать с офисной оргтехникой (ксерокс, принтер, мини-АТС); Умение работать с большим объемом информации; Уровень владения английским языком Intermediate желательно; Желание к дальнейшему профессиональному развитию. Условия: Оформление по ТК РФ, все социальные гарантии. Расширенный социальный пакет: ДМС (включая стоматологические услуги), страхование от несчастных случаев, релокационная программа для иногородних кандидатов, компенсация абонемента в фитнес-центр/ бассейн, дополнительные мотивационные программы и др. Прозрачная система оплаты труда (Оклад + KPI), строгое соблюдение сроков выплаты заработной платы и вознаграждений. Итоговый уровень дохода обсуждается на собеседовании и зависит от квалификации кандидата. Дружелюбная корпоративная культура, ориентированная на поддержание человеческих ресурсов компании. Возможности для профессионального роста и развития. График работы: пятидневная рабочая неделя, выходные дни - суббота и воскресенье. Рабочее время с 08:00 до 17:00, перерыв на обед с 12:00 до 13:00