Личный ассистент (Москва)
Описание
Мы — международное кадровое агентство и онлайн-Академия персональных и бизнес-ассистентов Smart&Talented. Более 10 лет мы помогаем сильным ассистентам находить проекты с высоким уровнем задач, сильным окружением и возможностью профессионального роста. Мы ищем личного ассистента под текущий формат жизни и задач руководителей. Необходим человек, который наведёт системный порядок в личных процессах, документообороте и координации персонала, возьмёт на себя контроль и сопровождение большого объёма разрозненных задач при хаотичном стиле постановки. Личная поддержка руководителей — 100% Travel-поддержка: Организация зарубежных поездок и решение сопутствующих вопросов; Сопровождение процесса оформления визы в США; Сопровождение процесса получения гражданства Словении; Координация необходимых документов, записей и коммуникации с соответствующими организациями. Личный документооборот: Систематизация и поддержание порядка в личных документах; Контроль актуальности документов и сроков их действия; Организация хранения и передачи документов при необходимости. Организация мероприятий: Организация частных мероприятий и вечеринок, преимущественно в летний период; Координация мероприятий численностью до 500 человек; Взаимодействие с подрядчиками, площадками и исполнителями; Организационное сопровождение мероприятий, включая технические и бытовые вопросы. Культурный и личный досуг: Покупка билетов в театры и на культурные мероприятия; Организация различных видов досуга; Решение ситуативных личных запросов руководителей. Управление недвижимостью в Москве: Контроль текущего состояния объектов недвижимости; Взаимодействие с управляющими и подрядчиками; Контроль ремонтных работ и организационных вопросов; В перспективе — сопровождение ремонта на другом объекте. Задачи в Дубае и на Бали: Организация и координация личных вопросов руководителей на месте; Взаимодействие с локальными подрядчиками и сервисами; Решение текущих организационных вопросов. Координация персонала: Координация работы двух нянь, домработницы и водителя; Постановка текущих задач и контроль их выполнения; Взаимодействие с персоналом по поручению руководителей. Поддержка по вопросам детей: Организация детских праздников и дней рождения; Запись к врачам и координация медицинских визитов; Решение других ситуативных вопросов, связанных с детьми. Календарь: Ведение и актуализация личных календарей руководителей; Организация встреч и напоминаний по мере необходимости. Требования: Опыт работы личным ассистентом, family assistant, business & life assistant от 5 лет; Практический опыт работы с личными поручениями, недвижимостью, персоналом, документами и организацией поездок; Английский язык на уровне B1–B2 и выше — для организации travel, работы с визовыми вопросами и коммуникации с зарубежными сервисами; Уверенное владение Excel и task-менеджерами; Навыки систематизации информации и ведения документооборота; Организованность, внимательность к деталям и умение одновременно контролировать несколько процессов; Готовность самостоятельно решать организационные вопросы в рамках поставленных задач; Условия: Доход: 250 000 ₽ на руки. Оформление: самозанятость / ИП, обсуждается с финальным кандидатом; Формат работы: гибридный, Москва, район Хамовники; График: 5/2, полный рабочий день, с 10:00 до 19:00; Дополнительная доступность: возможность оперативно подключаться к срочным вопросам вне рабочего времени. Работа в выходные — редко, только в экстренных ситуациях; Командировки: не предусмотрены. ЭТАПЫ: 1) онлайн оценка эксперта Smart & Talented; 2) собеседование с руководителями - онлайн; 3) СБ+полиграф (длительность полиграфа до 3 часов);