Менеджер по документообороту

Описание

Обязанности: Координация подписания договорных документов, взаимодействие со смежными отделами по вопросам документооборота. Организация хранения документов: систематизация, обеспечение сохранности и быстрого доступа к материалам. Подготовка документов к передаче в архив, оформление сопроводительной документации, координация передачи. Оформление, организация и контроль своевременной отправки исходящей корреспонденции. Ведение реестров отправлений и сопроводительных писем, учёт исходящих документов. Работа в информационных системах: 1С:Документооборот, 1С ERP, в сервисе электронного документооборота «Контур.Диадок». Ведение табелей учёта рабочего времени сотрудников подразделения, контроль корректности отражённых данных и своевременной передачи в Дирекцию по персоналу. Организация процесса оформления выхода нового сотрудника: подготовка и согласование заявок, взаимодействие с кадровой службой и руководителями подразделений. Организация проведения совещаний: бронирование переговорных, рассылка приглашений, подготовка необходимых материалов. Ведение, оформление и рассылка протоколов совещаний, фиксация принятых решений и поручений. Мониторинг исполнения решений по протоколам, координация сроков с ответственными. Осуществление согласования заявок на командировки в соответствии с регламентом компании, а также подготовка, формирование и отправка отчётных документов по командировкам. Выполнение поручений непосредственного руководителя в пределах должностных обязанностей. Требования: Уверенный пользователь MS Office, Excel, PowerPoint, 1С ERP, Бухгалтерский учет (первичные документы); Опыт работы в 1С Документооборот; Владение навыками деловой переписки; Владение нормами современного русского литературного языка (орфография, пунктуация, грамматика, стилистика); Условия: Работа в стабильной, динамично развивающейся крупной компании; Белая заработная плата (оклад + годовая премия + ежегодная индексация); Трудоустройство в полном соответствии с ТК РФ с первого рабочего дня, полный социальный пакет (оплачиваемые отпуска и больничные листы); ДМС (после 3-х месяцев работы); График работы 5/2 с 9-00 до 17-30, офисный формат работы; Комфортный офис в 10 минутах ходьбы от станции м. "Нарвская" (БЦ "Петергофский"); Оплачиваемый отпуск 31 день; Возможность постоянно развивать свои профессиональные знания, приобрести навыки эффективной командной работы и карьерный рост.