Координатор IT-документооборота и закупок

Описание

ЯРКО — крупная анимационная студия полного цикла, входящая в ГПМ КИТ в составе «Газпром-Медиа Холдинга». Мы создаём анимационные сериалы и полнометражные фильмы для широкой аудитории. Ищем координатора, который возьмёт на себя документооборот, сопровождение IT-закупок и взаимодействие с бухгалтерией, юристами, закупочными подразделениями. IT-департамент — это технический директор, два специалиста поддержки и команда разработчиков из 8–10 человек. Вы будете владельцем административного контура IT-департамента: от корректного оформления документов до своевременных закупок и оплат. Обязанности: Оформлять и запускать в 1С договоры, доп. соглашения, акты, счета и заявки; Контролировать согласования с руководителями, бухгалтерией, юристами и закупками, отрабатывать комментарии и корректировать документы; Переводить технические запросы команды в понятные для финансовых и юридических служб формулировки; Сопровождать IT-закупки: оборудование, ПО, лицензии, периферию, проверять соответствие бюджету и готовить документы к оплате; Вести реестр договоров, заявок, счетов и актов, контролировать статусы, сроки и риски задержек; Работать с контрагентами и организовывать получение, подписание и передачу оригиналов закрывающих документов; Сопровождать договоры с исполнителями по ГПХ: собирать информацию о выполненных работах, готовить приложения и акты, оформлять заявки на оплату, контролировать подписание и выплаты; Консультировать сотрудников по оформлению новых договоров и изменениям в действующих; Вести график отпусков IT-департамента и отслеживать пересечения отпусков взаимозаменяемых сотрудников; Работа с действующими договорами и закрывающими документами по ГПХ занимает ориентировочно 30–40% времени; В периоды массового оформления или переоформления договоров эта доля может увеличиваться. Мы ожидаем: Опыт работы с договорами, допсоглашениями, актами, счетами и заявками; Практический опыт работы в 1С: документооборот, бухгалтерия, закупки или аналогичные системы; Понимание базовой логики бюджетирования и закупок: планы, лимиты, регламенты и согласования; Умение грамотно составлять и редактировать деловые документы; Внимательность, системность, ответственность и умение работать с несколькими задачами одновременно; Будет плюсом опыт взаимодействия с бухгалтерией, юристами, финансами и бюджетными контролёрами, а также работы в крупных компаниях, IT-, digital-, медиа- или проектной среде. Условия: Полная занятость, работа в офисе: ИЦ «Сколково», БЦ «Стратос», около 8 минут пешком от станции «Сколково» МЦД-1 (D1); Прямой путь от Белорусского вокзала до офиса занимает около 40 минут; График: 9:00–18:00 или 10:00–19:00; Официальное оформление, ДМС с первого дня работы; Работа в крупной анимационной студии федерального уровня; Понятные процессы, формализованные регламенты и поддержка IT-команды; Уровень дохода обсуждаем индивидуально и определяем с учётом опыта работы с 1С, договорным документооборотом и закупочными процессами.