Event-менеджер / Менеджер по организации мероприятий
Описание
Кто мы? UTS — более 30 лет на рынке делового туризма и MICE и Event. Мы организуем деловые поездки, корпоративные мероприятия и встречи по России и за рубежом, совмещая высокий уровень сервиса и креативный подход. Мы уверены: путешествия и события вдохновляют, объединяют команды и создают ощутимый эффект для бизнеса — именно поэтому мы делаем проекты не «как обычно», а выше ожиданий. UTS Travel & Events — компания с сильной экспертизой в сфере деловых поездок, MICE и Event мероприятий. Мы организуем проекты в России и за рубежом: конференции, выездные мероприятия, инсентив-программы, деловые встречи и комплексные MICE-проекты. Мы приглашаем в нашу команду Event-менеджера, который умеет превращать задачу клиента в качественное мероприятие: с идеей, логикой, точной реализацией и высоким уровнем сервиса. Обязанности: Ведение event-проектов полного цикла — от брифа до закрытия. Формирование структуры проекта, плана подготовки, таймингов и чек-листов. Постановка и распределение задач внутри проектной команды. Контроль сроков, дедлайнов и качества выполнения задач. Проведение статус-встреч с проектной командой. Ведение коммуникации с клиентом на всех этапах проекта. Участие в брифингах и рабочих встречах с клиентами. Проведение регулярных статус-встреч. Согласование программы, сметы, таймингов, площадок, подрядчиков и изменений по проекту. Оперативная обработка запросов клиента. Подготовка тендерных и коммерческих предложений. Участие в разработке креативных концепций совместно с креативной командой. Постановка задач дизайнерам и другим участникам разработки. Подготовка презентационных материалов. Подготовка и ведение проектных смет в формате нетто/брутто. Контроль бюджета, расходов и доходной части проекта. Контроль плановой и фактической рентабельности. Своевременная актуализация сметы при изменении проекта. Ведение и контроль реестра платежей и оплат поставщикам. Контроль финансового закрытия проекта. Поиск и подбор площадок, подрядчиков и поставщиков. Получение и анализ коммерческих предложений. Проведение внутренних тендеров по выбору подрядчиков. Ведение переговоров по стоимости и условиям сотрудничества. Постановка задач и проведение брифингов. Контроль сроков, качества и выполнения договоренностей. Координация всех основных блоков проекта: площадки, техническое обеспечение, застройка, декор, брендинг, контент, артисты и спикеры, регистрация, логистика, размещение, питание, сувенирная продукция, фото- и видеопродакшн, персонал. Подготовка операционного плана мероприятия. Формирование таймингов монтажа, мероприятия и демонтажа. Брифинг подрядчиков, координаторов и проектной команды. Работа на площадке и контроль готовности всех зон. Координация подрядчиков и команды в день мероприятия. Контроль качества реализации. Оперативное решение возникающих вопросов. Ведение полного комплекта проектной документации. Подготовка и контроль договорных и финансовых документов. Контроль договоров, приложений и дополнительных соглашений с клиентами и поставщиками. Сбор и проверка фактических расходов. Подготовка итоговой сметы. Контроль закрытия проекта в установленные сроки. Подготовка постпроектной, финансовой и аналитической отчетности. Требования Высшее образование. Опыт работы в event/MICE-индустрии от 5 лет, преимущественно в сегменте корпоративных и деловых мероприятий. Практический опыт самостоятельного ведения мероприятий полного цикла. Опыт управления проектной командой. Опыт одновременного ведения нескольких проектов. Практический опыт работы на площадке. Опыт подготовки тендерных и коммерческих предложений. Опыт составления и ведения проектных смет, бюджетов и финансовой отчетности. Понимание принципов рентабельности event-проектов. Опыт взаимодействия с площадками, техническими подрядчиками, продакшенами, артистами и другими поставщиками event-услуг. Знание event-рынка и основных категорий подрядчиков. Умение формировать планы подготовки, тайминги, чек-листы и другую проектную документацию. Умение вести переговоры и клиентскую коммуникацию. Грамотная устная и письменная речь, навыки деловой переписки. Уверенное владение Excel / Google Sheets, PowerPoint / Google Slides, Word / Google Docs. Умение работать со сметами и большими объемами данных. Личные качества Высокая самоорганизация и ответственность за результат. Самостоятельность и инициативность. Системное и структурное мышление. Внимание к деталям. Умение расставлять приоритеты. Умение работать в режиме многозадачности и сжатых сроков. Проактивность и способность предлагать решения. Адаптивность и умение быстро принимать решения. Сильные коммуникативные и презентационные навыки. Умение работать в команде. Будет преимуществом Опыт работы в 1С, CRM. Опыт работы со смежными направлениями: PR, digital, SMM, фото- и видеопродакшн. Наличие портфолио реализованных проектов обязательно. Участие в презентации и защите предложений перед клиентом. Адаптация решений под задачи, требования и бюджет заказчика.