Администратор/Ресепшен/Секретарь/Офис менеджер

Описание

Ищем администратора на ресепшен в офис для нашего клиента, международной компании, лидера в своем направлении. Поиск на период декретного отпуска основного сотрудника. Это позиция для человека, на котором держится порядок в офисе: встреча гостей, документооборот, взаимодействие с поставщиками, всё, без чего офис не работает. Отдельный блок задач, охрана труда и пожарная безопасность; это самостоятельное направление, за которое предусмотрена отдельная доплата. Что предстоит делать Ресепшен и гости: встречать и регистрировать гостей, заказывать пропуска, предлагать чай/кофе; принимать и распределять входящие звонки; готовить переговорные комнаты к совещаниям. Документы: принимать, регистрировать, обрабатывать и сортировать входящую и исходящую корреспонденцию; работать с курьерскими службами; копировать, сканировать, брошюровать документы; вести архив документов; работать в 1С и Excel, поддерживать базу данных в актуальном состоянии. Жизнеобеспечение офиса: взаимодействовать с поставщиками услуг, необходимых для бесперебойной работы офиса; заказывать билеты, гостиницы и такси для сотрудников; выполнять поручения непосредственного руководителя. Охрана труда и пожарная безопасность: разрабатывать, согласовывать и актуализировать локальные нормативные акты; организовывать обучение сотрудников; организовывать и координировать проведение СОУТ. Что для нас важно: опыт работы на ресепшен или в административной поддержке офиса от 1 года; уверенный пользователь ПК; английский язык на базовом уровне (A2) для переписки и приёма звонков; грамотная устная и письменная речь; пунктуальность, внимательность, умение спокойно работать в многозадачности; аккуратность в работе с большим объёмом информации и документов. Будет плюсом опыт ведения документации по охране труда и пожарной безопасности. Что предлагаем оформление по ТК РФ с первого дня; позиция на время декретного отпуска основного сотрудника; ДМС; график 5/2, с 8:30; после успешного прохождения испытательного срока (3 месяца) возможен гибридный формат работы;