Специалист по документообороту

Описание

Обязанности: Специалист по документообороту в отдел снабжения Ведение закупочной документации. Специалист оформляет и ведёт договоры, накладные (в том числе товарно-транспортные), счета, спецификации, акты, счета-фактуры, паспорта поставок и другие документы, связанные с закупками. Контроль оформления и исполнения документов. Проверяет правильность заполнения всех форм, соответствие документов установленным стандартам и требованиям законодательства. Контролирует своевременность регистрации документов и их передачу в соответствующие подразделения Учёт закупочных операций. Фиксирует данные о закупках в информационных системах, ведёт базы данных по закупкам, отслеживает движение материалов . Работа с актами сверки и претензиями. Ведёт акты сверки с поставщиками, при выявлении расхождений или нарушений оформляет претензии, проводит расчёты по ним. Контроль выполнения договорных обязательств. Следит за соблюдением сроков поставок, качеством товаров, выполнением условий договоров. Формирование отчётности. Подготавливает отчёты для руководства, например, по расходам, экономии средств, динамике цен, результатам закупочных процедур. Обеспечение сохранности документов. Принимает меры по обеспечению сохранности документов, контролирует их сохранность и конфиденциальность. Организация архивного хранения. Участвует в процессе передачи дел в архив, контролирует правильное формирование, хранение и сдачу дел. Внутренний контроль исполнения документов. Осуществляет контроль за исполнением документов несколькими исполнителями, устанавливает очерёдность их исполнения.