Бизнес-ассистент / процессный координатор руководителя
Описание
Ищу человека, который умеет превращать хаос в систему. Мне нужен не классический секретарь и не личный помощник для бытовых поручений. Нужен процессник, который будет держать вокруг меня организационный контур: встречи, договорённости, контрольные даты, задачи, документы и коммуникацию между сотрудниками. Главный результат вашей работы — ничего не потерялось, не зависло и не потребовало второго напоминания. Что предстоит делать · Отслеживать контрольные даты, задачи и договорённости в CRM.· Контролировать выполнение поручений сотрудниками: запрашивать статусы, напоминать и доводить до результата.· Сопровождать меня на онлайн- и офлайн-встречах.· Фиксировать по итогам встреч решения: кто / что делает / к какому сроку.· Переносить договорённости и задачи в CRM и контролировать их дальнейшее исполнение.· Вести календарь: встречи, переносы, напоминания, подготовка участников.· Организовывать командировки: билеты, гостиницы, трансферы, расписание.· Координировать коммуникацию между отделами и сотрудниками компании.· Собирать необходимую информацию к встречам и управленческим решениям.· Готовить короткие сводки для руководителя: что сделано, что просрочено, где требуется решение.· Вести деловую переписку и организационные коммуникации.· Контролировать отправку, получение и подписание документов.· Поддерживать порядок в папках и документах — нужная информация должна быстро находиться.· Превращать голосовые сообщения, идеи и поручения руководителя в структурированные задачи.· Описывать повторяющиеся процессы в виде простых инструкций и чек-листов.· Использовать ChatGPT и другие ИИ-инструменты для протоколов, анализа, черновиков писем и структурирования информации. Какой человек мне нужен Вы любите порядок и структуру не потому, что «так положено», а потому, что вам самим некомфортно, когда что-то висит и теряется. Важно: · системное и структурное мышление;· внимательность к срокам и деталям;· умение одновременно держать несколько процессов;· самостоятельность;· настойчивость в контроле исполнения;· способность самостоятельно разобраться в незнакомой задаче;· умение предложить несколько вариантов решения, а не просто сообщить о проблеме;· спокойное отношение к большому количеству разноплановых задач;· грамотная письменная речь;· уверенная работа с CRM, календарями, таблицами и документами;· готовность быстро осваивать новые программы и ИИ-инструменты. Главное правило: не приходить с «не знаю, что делать». Сначала разобраться и предложить варианты. Рассмотрим в том числе студентов старших курсов, если вы готовы полноценно включаться в работу, умеете самостоятельно организовывать своё время и совмещать работу с учёбой без ущерба для задач. Формат работы · г. Санкт-Петербург.· Гибридный формат: часть задач удалённо, часть — личное присутствие на встречах/в офисе.· Периодическое сопровождение на офлайн-встречах и мероприятиях.· Основная коммуникация — мессенджеры, CRM и встречи.· Работа предполагает высокий уровень доверия и доступ к внутренней информации компании. Оплата 55 000 ₽ фиксированный оклад + до 15 000 ₽ ежемесячная премия. Премия складывается из трёх показателей: 5 000 ₽ — контроль поручений и сроковВсе поручения зафиксированы. По каждой задаче есть ответственный и срок. Просрочки своевременно выявляются и эскалируются. Руководителю не приходится самостоятельно вспоминать, кому и что он поручил. 5 000 ₽ — встречи и договорённостиВстречи организованы без накладок. После значимых встреч договорённости зафиксированы, задачи поставлены в CRM, ответственные и сроки определены. 5 000 ₽ — организационная надёжностьКалендарь, поездки, документы и коммуникации организованы без сбоев. Нет ситуаций, когда руководитель вынужден самостоятельно исправлять организационные ошибки или повторно напоминать о задаче ассистенту. Главный принцип: руководитель перестаёт быть контролёром собственного ассистента. Для сильного человека, который сможет взять на себя больше ответственности и реально стать правой рукой руководителя, предусмотрен рост дохода и зоны ответственности. Что вы получите помимо зарплаты Это позиция рядом с собственником бизнеса, а не работа в изолированной административной функции. Вы будете присутствовать на переговорах, внутренних встречах и обсуждении реальных бизнес-задач, видеть, как принимаются решения, как строятся процессы и как управляются несколько направлений. Здесь можно очень быстро вырасти в управленческом мышлении, если вам действительно интересно понимать бизнес, а не только выполнять поручения. Как откликнуться В отклике напишите коротко о себе и обязательно приведите один реальный пример, когда вам дали хаотичную или плохо сформулированную задачу, а вы самостоятельно разобрались, структурировали её и довели до результата. Без конкретного примера отклики рассматривать не будем.