Администратор
Описание
Наша клиника-бутик - частный медицинский Дом эстетической и инъекционной косметологии премиального уровня на Крестовском острове. Клиника переехала в новое пространство с современным интерьером, дорогостоящим оборудованием и четырьмя кабинетами. У проекта есть медицинская лицензия, авторская концепция и база более 2 000 пациентов. Мы не начинаем с нуля: многие пациенты остаются с нами на протяжении лет, а сейчас клиника расширяет направления и формирует новую команду. Мы не работаем в формате потоковой записи «с улицы». Каждый пациент проходит предварительное знакомство. В основе проекта - диагностика, индивидуальная архитектура лица и тела, врачебный подход, приватность и долгосрочный результат. Даже при полной загрузке клиника сохраняет ощущение частного приёма без спешки и конвейера. УРОВЕНЬ РОЛИ В рамках одной вакансии рассматриваем администратора и старшего администратора. Основной функционал общий. Уровень ответственности и доход зависят от опыта, самостоятельности и результата. Администратор отвечает за смену, сервис, запись, оплаты, социальные сети клиники и порядок в системе. Старший администратор дополнительно координирует административную команду, контролирует показатели и исполнение регламентов. Это не позиция управляющего и не скрытая вторая должность. ОСНОВНОЙ ФУНКЦИОНАЛ Подготовка клиники к смене и контроль клиентских зон Встреча и персональное сопровождение пациентов Ведение записи в CRM/МИС, подтверждение визитов, переносы, лист ожидания и заполнение свободных окон Общение с пациентами по телефону, в мессенджерах и социальных сетях Ежедневное ведение социальных сетей клиники: контроль Direct, ответы на все сообщения и комментарии, обработка обращений и запись пациентов Перенос обращений из социальных сетей в CRM/МИС, сопровождение до визита и публикация подготовленных материалов Сбор первичной информации и передача медицинских вопросов врачу без самостоятельных рекомендаций Координация расписания врачей, кабинетов и продолжительности визитов Контроль клиентского пути от первого сообщения до сопровождения после процедуры Напоминания, повторная запись и работа с возвращаемостью без агрессивных продаж Презентация специалистов и направлений в пределах административной компетенции Работа с кассой, терминалом, оплатами, чеками, возвратами и закрытием смены Оформление пациентов и контроль комплектности документов Контроль порядка, музыки, света, температуры, напитков и общего впечатления от пространства Контроль материалов и своевременная передача заявок на закупку Решение сложных сервисных ситуаций спокойно и без публичных конфликтов Соблюдение конфиденциальности пациентов и внутренних процессов Выполнение чек-листов, регламентов и задач в срок ДЛЯ СТАРШЕГО АДМИНИСТРАТОРА Координация смен и административных задач Контроль работы администраторов и стандартов сервиса Адаптация и обучение новых сотрудников Контроль CRM/МИС, кассовой дисциплины и отчётов Контроль скорости ответа, конверсии в запись, отмен, свободных окон и повторных визитов Короткие планёрки и контроль исполнения задач Разбор повторяющихся ошибок и предложение решений Короткая отчётность управляющему и собственнику: цифры, причины и необходимые действия ГРАНИЦЫ РОЛИ Администратор не принимает медицинских решений и не заменяет врача. Старший администратор не заменяет управляющего. Стратегия, кадровые и финансовые решения, медицинские вопросы и ключевые правила остаются в зоне собственника, управляющего и медицинского руководителя. РАСШИРЕННЫЙ КОНТЕНТНЫЙ ФУНКЦИОНАЛ Базовое ведение социальных сетей, ответы на обращения, запись пациентов и публикация готовых материалов входят в основной функционал. Если вы хорошо владеете Instagram, самостоятельно оформляете Stories, Reels и посты, работаете в Edits, знаете современные алгоритмы, умеете организовывать съёмки, готовить тексты, монтировать и анализировать контент, можем согласовать расширенный функционал. Его объём, KPI и дополнительная оплата определяются отдельно. ВОЗМОЖНОСТЬ РОСТА Сильный администратор может вырасти в старшего администратора, управляющего, бизнес-помощника или личного ассистента собственника. Постепенно могут добавляться организация задач собственника, контроль сроков, работа с подрядчиками, документами, календарём, информацией, контентом и отдельными проектами. При расширении ответственности пересматриваются должность и доход. КОГО МЫ ИЩЕМ Приоритет - опыт в косметологии, эстетической медицине, пластической хирургии или premium beauty. Рассмотрим кандидата из другой сферы частной медицины, hospitality, premium retail или сервиса при понимании эстетической медицины и требовательной аудитории. Для нас важны: Опыт администратором желательно от 1 года Для старшего уровня - опыт координации смены, команды или процессов Грамотная речь, такт и профессиональная подача Уверенная работа с CRM/МИС, кассой, таблицами, мессенджерами и облачными документами Умение вести социальные сети и переводить обращения в запись Понимание конверсии, отмен, повторных визитов и загрузки Высокий сервис без фамильярности и давления на пациента Скорость, внимательность и умение вести несколько процессов Самостоятельность и привычка приходить с фактами и вариантами решения Конфиденциальность, честность и надёжность Современный визуальный кругозор Готовность работать рядом с активным собственником и соблюдать концепцию проекта Уверенное использование ChatGPT, Claude или аналогов с обязательной проверкой результата ЧТО МЫ ПРЕДЛАГАЕМ Работу в новой клинике-бутике премиального уровня с лицензией и базой более 2 000 пациентов Современный интерьер, дорогостоящее оборудование и эстетически выверенную рабочую среду Приватный формат приёма без хаотичного потока и конвейера Стандарты сервиса, адаптацию и обучение внутренней системе Возможность влиять на пациентский путь и административные процессы Рост до старшего администратора, управляющего, бизнес-помощника или личного ассистента собственника Дополнительную оплату согласованного контентного или ассистентского функционала Индивидуальные условия на услуги клиники: косметологию, массаж лица и тела, ламинирование бровей и ресниц, макияж и другие направления Очный сменный график, точный режим обсуждается на собеседовании Парковку для персонала ДОХОД Младший администратор при необходимости усилить отдельные компетенции - 70 000-80 000 ₽ на руки. Самостоятельный администратор - 80 000-120 000 ₽ на руки. Старший администратор или сотрудник с расширенной зоной ответственности - 110 000-150 000 ₽ на руки. Финальная сумма зависит от графика, опыта, самостоятельности, ответственности и результата. ЛОКАЦИЯ Крестовский остров, Петроградский район. Метро «Крестовский остров», «Спортивная», «Чкаловская». Есть парковка для персонала. КАК ОТКЛИКНУТЬСЯ Вместе с резюме напишите: Где вы работали и за какие процессы отвечали? Есть ли опыт в косметологии, эстетической медицине или premium beauty? Координировали ли вы смены или сотрудников? С какими CRM/МИС и кассовыми системами работали? Какие социальные сети вели и умеете ли записывать через них пациентов? Какие нейросети используете? Какой уровень роли, график и доход рассматриваете? Можно открыто сообщить о сильных и менее сильных компетенциях. При соответствии ключевым критериям рассмотрим кандидата и при наличии отдельных зон для обучения. Для сильного кандидата возможны индивидуальные условия и скорректированный функционал. Нам нужен человек, который соединяет сервис, порядок, скорость и нормальное человеческое отношение к пациенту и хочет расти вместе с проектом.