Помощник/ассистент руководителя
Описание
Ассистент руководителя / офис-менеджер ТЕМПТУЛ (TEMPTOOL)70 000–90 000 ₽ на рукиГибридный формат, до 6 часов в день О компании ТЕМПТУЛ — специализированный 3PL-оператор для фармацевтических и медицинских компаний. Мы организуем ответственное и температурное хранение, складскую обработку, транспортную логистику, маркировку, лицензирование и регуляторное сопровождение. Подробнее о компании: temptool.pro В связи с развитием компании ищем ассистента, который возьмёт на себя организационную поддержку руководителя и координацию текущих офисных процессов. Основная цель позиции Освободить время руководителя от административных и координационных задач, обеспечить порядок в поручениях, документах, встречах и офисных процессах. Нам нужен человек, который не просто фиксирует поручения, а понимает ожидаемый результат, самостоятельно организует выполнение задачи и сообщает о результате или возникших ограничениях. Вакансия предполагает исключительно рабочие и корпоративные задачи. Личные и семейные поручения руководителя в обязанности не входят. Основные задачи Поддержка руководителя вести рабочий календарь, планировать встречи и контролировать договорённости; фиксировать поручения, определять сроки и отслеживать выполнение; координировать взаимодействие руководителя с сотрудниками, подрядчиками и партнёрами; готовить деловые письма, документы, таблицы, отчёты и презентации; собирать, проверять и структурировать информацию; вести протоколы встреч и контролировать выполнение принятых решений; организовывать деловые поездки, переговоры и рабочие мероприятия; проводить первичный поиск поставщиков и подрядчиков, запрашивать и сравнивать предложения. Организация работы офиса заказывать необходимые товары и расходные материалы; взаимодействовать с курьерскими и обслуживающими организациями; организовывать приём и отправку корреспонденции; обеспечивать готовность офиса к встречам и переговорам; решать текущие административные и хозяйственные вопросы. Ожидаемый результат в первые три месяца все поручения руководителя зафиксированы в единой системе и имеют понятный статус; задачи выполняются в согласованные сроки, важные вопросы не теряются; календарь и рабочие встречи организованы без накладок; документы и корпоративная информация систематизированы; офисные вопросы решаются без постоянного участия руководителя; по возникающим проблемам ассистент предлагает возможные варианты решения; руководитель получает краткую и своевременную информацию по текущим задачам. Обязательные требования опыт работы ассистентом руководителя, бизнес-ассистентом, координатором или офис-менеджером от одного года; грамотная устная и письменная речь; уверенное владение электронной почтой, календарями, офисными программами, таблицами и облачными документами; умение самостоятельно планировать работу и расставлять приоритеты; внимательность к деталям и привычка проверять результат; способность работать с неполной информацией и своевременно задавать уточняющие вопросы; ответственность за сроки и договорённости; корректная деловая коммуникация; соблюдение конфиденциальности; готовность приезжать в офис один-два раза в неделю; базовые навыки использования нейросетей для поиска, подготовки и структурирования информации. Будет преимуществом опыт непосредственной работы с собственником или генеральным директором; опыт в логистической, фармацевтической, медицинской или консалтинговой компании; навыки подготовки презентаций и аналитических материалов; опыт работы с договорами и первичными документами; умение настраивать простые автоматизации и электронные рабочие процессы. Условия заработная плата — 70 000–90 000 ₽ на руки в зависимости от опыта и уровня самостоятельности; занятость — до шести часов в день, 4-5 дней в неделю; гибкое начало рабочего дня по согласованию с руководителем; преимущественно удалённая работа; посещение офиса один-два раза в неделю — в дни, согласованные заранее; офис расположен по адресу: Московская область, Химки, квартал Клязьма, строение 14Н, рядом с аэропортом Шереметьево; компенсация мобильной связи; оплата необходимых для работы нейросетей и цифровых сервисов; компенсация согласованных расходов на проезд до офиса и по рабочим задачам; прямое взаимодействие с руководителем компании; возможность расширять зону ответственности и развиваться в направлении бизнес-ассистента или координатора проектов. Работа не предполагает круглосуточной доступности. Важно быть на связи в согласованные рабочие часы, соблюдать договорённости и своевременно предупреждать об изменениях в статусе задач. Этапы отбора Рассмотрение резюме и сопроводительного письма. Короткое телефонное или видеоинтервью. Интервью с руководителем. Небольшое практическое задание продолжительностью до 60 минут. Обсуждение условий и предложение о работе. Как откликнуться Вместе с резюме направьте короткое сопроводительное письмо и укажите: с каким руководителем и какими задачами вы работали; пример рабочей задачи, которую вы самостоятельно организовали и довели до результата; где вы территориально проживаете и удобно ли вам приезжать в офис в Химках; какой формат занятости и уровень дохода вы рассматриваете.