Главный методолог в канцелярию
Описание
Соберите методологию канцелярии холдинга под ключ и возглавьте её запуск: вы задаёте единые правила работы с документами для всей группы компаний и доводите их до реальной работы на местах. У холдинга около 50 юридических лиц и более 12 тыс. человек, есть СЭД (Directum RX) и потоки документов, но нет единого свода правил и единой канцелярии как процесса и команды. Вам предстоит создать методологию с нуля — от инструкции по делопроизводству до номенклатуры и регламентов и вместе с командой довести её до внедрения во всех бизнес-юнитах. Главное в роли — чтобы единые правила реально прижились у людей и юрлиц с разными интересами, а работа документов стала прозрачной и управляемой. О проекте и роли Роль совмещает две функции: главный методолог (свод правил под ключ) и руководитель запуска канцелярии (команда, внедрение, тираж) Проектная роль на срок запуска (около 1-1,5 года) с перспективой возглавить направление Масштаб: около 50 юридических лиц, более 14 тыс. человек, действующая СЭД Directum RX Работаете в связке с командой повышения операционной эффективности (ПОЭ), командой развития СЭД и КФС Единые правила — обязательный стандарт со сроками подключения бизнес-юнитов Цель — самостоятельная команда, которая ведёт процесс после проекта Чем предстоит заниматься Разработать инструкцию по делопроизводству — единый стандарт для всех юрлиц холдинга Построить номенклатуру дел по бизнес-юнитам на единых принципах Написать регламенты по видам документов: входящие, исходящие, ОРД, доверенности Задать правила архива и хранения (гибридная модель: корреспонденция — центр, договоры — у юристов) Описать единую точку входа, правила регистрации и маршрутизации, требования к реквизитам, нумерации и единой НСИ Сформировать матрицу ответственных за заведение дел Согласовать методологию со смежными функциями (юристы, АХО, ИТ, служба безопасности) Запуск и команда Возглавить запуск канцелярии: пересобрать команду, распределить роли и обучить людей Свести разрозненные точки входа (бумажная почта через АХО, ЭДО) в единый процесс Организовать единую точку регистрации и маршрутизацию в Directum RX, сопровождать перенос правил в систему Заложить основу для электронного архива и работы с ЭДО Внедрение и тираж Описать бизнес-процесс функционирования централизованной канцелярии Провести пилот на 2-3 юрлицах, собрать обратную связь и докрутить процесс Выстроить волновой тираж на остальные бизнес-юниты по графику Внедрять правила на местах: обучение, методподдержка, снятие сопротивления Готовить памятки, инструкции и обучающие материалы простым языком Передать практику внутренней команде, чтобы она вела процесс самостоятельно, и показывать эффекты Мы ждём, что вы Создавали канцелярию и методологию ДОУ с нуля, желательно в холдинговых структурах Глубоко знаете делопроизводство и нормативную базу Умеете писать понятные регламенты и инструкции, которыми реально пользуются Руководили командой и запускали процессы (канцелярию, ОЦО или делопроизводство) Вели проекты изменений: обучение, снятие сопротивления, работа с разными юрлицами и функциями Внедряли или развивали СЭД и понимаете, как правила ложатся на систему Доводите методологию до готовности к внедрению, а не до «папки на полке» Структурны, внимательны к деталям и доводите начатое до работающего результата Будет большим плюсом Опыт запуска канцелярии или централизации ДОУ в холдинге с множеством юрлиц Знание Directum RX Опыт с ЭДО и электронным архивом Опыт наведения порядка в документообороте после «зоопарка» систем и правил Опыт управления обучением и адаптацией пользователей Знание ГОСТ Р 7.0.97-2025 и типовых перечней Росархива Первые 3-6 месяцев в роли Провести обследование: как документы входят и движутся сейчас, где теряются Закрепить целевую модель и единые правила, подготовить проект инструкции по делопроизводству Разработать номенклатуру дел и регламенты по видам документов Пересобрать команду и запустить пилот на 2-3 бизнес-юнитах Подготовить и стартовать тираж на остальные бизнес-юниты по графику