Помощник руководителя (Офис-менеджер)

Описание

В нашу команду требуется инициативный офис-менеджер, помощник генерального директора — способный не только создавать атмосферу порядка и гостеприимства на ресепшене, но и быть движущей силой для всей компании. Обязанности: - Вести приём посетителей на ресепшене: встреча гостей, распределение запросов, направление к нужным специалистам; - Контролировать своевременное и качественное выполнение задач сотрудниками отслеживать исполнение поручений руководителя; - Организовывать и структурировать потоки информации между сотрудниками и руководителем; - Планирование рабочего времени руководителя: ведение календаря, согласование встреч, напоминания о важных событиях; - Организация совещаний и встреч: оповещение участников, подготовка помещения и материалов, заказ конференц‑связи и подготовка кратких итогов встреч; - Обеспечивать оформление и контроль документооборота в компании, соблюдать установленные сроки и регламенты; - Оперативно оформлять документы и контролировать их движение по внутренним маршрутам; - Организовывать и контролировать документооборот, обеспечивать корректность оформления и своевременную обработку документов; - Оперативно решать нестандартные задачи — для вас не существует неразрешимых проблем; - Организация командировок: бронирование билетов и гостиниц, подготовка документов, согласование графика поездок; - Помощь в подготовке презентаций, отчётов, справочных материалов; - Поддерживать порядок и благоприятную атмосферу в офисе; - Исполнять поручения, связанные с перемещением по городу. Требования к кандидату: - Опыт в менеджменте проектов; - Опыт работы в Битрикс24; - Быть крайне внимательным и ответственным сотрудником, держать все задачи на контроле и обеспечивать их исполнение; - Очень уверенное владение стандартными офисными программами - диаграммы Ганта, Excel, Word, Power point. Умение красиво оформлять документы и грамотно писать; - Умение организовывать и вести дневники встреч, событий, мероприятий; - Вести протоколы встреч, добиваться их исполнения, вести учет движения проектов, реализовывать методику OKR; - Подход «всё должно быть выполнено — и на отлично». Мы предлагаем: - Работу в уникальном для РФ коллективе, мы первые в стране, кто настолько фундаментально занимается медицинским оборудованием для обеспечения здоровья людей; - Возможность развиваться и проявлять инициативу: ваша зона ответственности не ограничивается рутинными задачами; - Дружный коллектив, поддержка руководителя, динамичную и интересную рабочую среду.