Бизнес-ассистент собственника / Executive Assistant — Event & MICE

Описание

Бизнес-ассистент собственника / Executive Assistant — Event & MICE YAKOVLEV GROUP — event & MICE-агентство, специализирующееся на организации корпоративных мероприятий, конференций, стратегических сессий, VIP-мероприятий и выездных проектов в России и за рубежом. Мы ищем бизнес-ассистента собственника, который станет моей правой рукой и поможет мне эффективно управлять рабочим календарём, встречами, поездками, мероприятиями, бизнес-клубом и частью операционных задач компании. Меня зовут Яковлев Роман Сергеевич, я предприниматель и собственник YAKOVLEV GROUP. Мне нужен не классический секретарь, а сильный бизнес-ассистент, который умеет самостоятельно организовывать процессы, держать под контролем большое количество задач, быстро ориентироваться в меняющейся ситуации и доводить поручения до результата. Основные задачи Календарь и встречи ведение и актуализация рабочего календаря собственника; планирование и назначение встреч; организация Zoom-встреч и онлайн-конференций; напоминание о важных встречах, задачах и дедлайнах; подготовка информации к встречам; фиксация договорённостей и контроль их дальнейшего исполнения. Мероприятия и публичная активность поиск интересных деловых и профессиональных мероприятий; регистрация собственника на конференции, форумы, выставки и другие события; коммуникация с организаторами; организация участия собственника в мероприятиях; ведение переговоров по поводу выступлений и участия в качестве спикера; ведение календаря мероприятий; организационная поддержка до, во время и после мероприятий. Event & MICE В задачи будет входить: ведение календаря инспекций; организация и координация инспекций площадок; коммуникация с отелями, ресторанами, площадками и подрядчиками; организация инспекционных поездок по России и за рубежом; сбор и структурирование информации по площадкам; помощь в подготовке презентаций и материалов; контроль организационных вопросов по текущим проектам. Travel-поддержка организация деловых поездок; подбор и бронирование перелётов; подбор отелей; организация трансферов; составление подробного travel-плана; контроль всех деталей поездки; оперативное решение возникающих вопросов во время путешествий. Операционные задачи выполнение текущих поручений собственника; поиск и анализ необходимой информации; помощь в структурировании процессов; работа с внутренними регламентами компании; другие организационные задачи, которые помогают собственнику экономить время и концентрироваться на развитии бизнеса. Бизнес-клуб Отдельное направление работы — организационная поддержка и ведение бизнес-клуба собственника. В задачи входит: организация встреч участников; ведение календаря мероприятий клуба; коммуникация с участниками; регистрация гостей; организационная поддержка встреч; коммуникация со спикерами и партнёрами; контроль всех организационных вопросов. Формат работы Первые 2 месяца На этапе адаптации нам важно максимально быстро погрузить человека в бизнес. Поэтому первые два месяца работа проходит в гибридном формате — 2–3 раза в неделю необходимо присутствовать в офисе. Это позволит: познакомиться с командой; разобраться в структуре компании; погрузиться в текущие проекты; изучить внутренние регламенты; понять специфику работы собственника; выстроить эффективную коммуникацию; научиться самостоятельно решать типовые задачи. После адаптации После успешного прохождения адаптационного периода работа становится более гибридной/удалённой. При этом присутствие в офисе остаётся обязательным — ориентировочно 2 раза в неделю. Офис YAKOVLEV GROUP находится в Москве, Причальный проезд. Кого мы ищем Наш идеальный кандидат: имеет опыт работы в event / MICE-индустрии от 1–3 лет, предпочтительно от 3 лет; понимает специфику организации мероприятий; имеет опыт организации поездок и мероприятий; умеет работать одновременно с большим количеством задач; свободно коммуницирует с людьми разного уровня; владеет английским языком на уровне, позволяющем уверенно общаться с иностранными партнёрами; готов к гибридному формату работы; уверенно пользуется Zoom, Google, Чат GPT / Microsoft Office и другими рабочими инструментами. Личные качества Нам особенно важны: Проактивность.Не ждать указаний на каждый шаг, а самостоятельно видеть задачи и предлагать решения. Системность.Уметь организовать большое количество информации, задач, встреч и дедлайнов. Высокая скорость работы.Event-индустрия — это динамика и постоянные изменения. Внимательность к деталям.В этой работе нет мелочей: время встречи, билет, трансфер, адрес площадки или бронь должны быть проверены. Коммуникабельность.Вам предстоит много общаться с руководителями компаний, организаторами мероприятий, отелями, ресторанами, площадками и подрядчиками. Стрессоустойчивость.Планы могут меняться в последний момент — важно спокойно и быстро находить решение. Самостоятельность.Мы ищем человека, которому можно поставить задачу и получить готовый результат. Конфиденциальность и лояльность.Ассистент будет иметь доступ к большому объёму рабочей информации, поэтому доверие и конфиденциальность являются обязательными. Готовность быть на связи.Это позиция с высокой степенью вовлечённости. Некоторые вопросы могут возникать за пределами стандартного рабочего времени. Что мы предлагаем Работа непосредственно с собственником бизнеса и возможность глубоко погрузиться в предпринимательство и event/MICE-индустрию. У вас будет возможность: посещать мероприятия и проекты, которые организует YAKOVLEV GROUP; посещать концерты и крупные события; фотографироваться с артистами и хедлайнерами мероприятий; посещать выставки, конференции и закрытые мероприятия; ездить на инспекции по России и за рубеж; посещать лучшие отели, площадки и рестораны; знакомиться с представителями крупных компаний; участвовать в работе бизнес-клуба; расширять собственную сеть профессиональных контактов; получать уникальный практический опыт в event/MICE; расти вместе с компанией и постепенно брать на себя больше ответственности. Это работа для человека, который хочет находиться внутри индустрии, видеть её изнутри и быть непосредственно рядом с собственником бизнеса. Этапы отбора Мы заинтересованы в долгосрочном сотрудничестве, поэтому отбор проходит в несколько этапов. 1. Знакомство в Zoom Первичное интервью и знакомство. Обсудим ваш опыт, предыдущие проекты, мотивацию, ожидания и формат работы. 2. Тестовое задание Небольшая практическая задача, максимально приближенная к реальной работе. Нам важно увидеть вашу логику, внимательность, самостоятельность, скорость и способность находить решения. 3. Тестовый период — 3–5 рабочих дней После успешного прохождения интервью и тестового задания мы предлагаем 3–5 дней совместной работы. За это время обе стороны смогут понять, насколько нам комфортно работать вместе и подходим ли мы друг другу. 4. Заключение контракта Если после тестового периода мы понимаем, что подходим друг другу, заключаем договор и начинаем полноценную работу. Важно Это не работа классического секретаря с набором однотипных задач. Это позиция для человека, которому интересно: предпринимательство; event и MICE; мероприятия и концерты; путешествия; деловые коммуникации; новые знакомства; работа с собственником бизнеса; высокая динамика и большое количество разнообразных задач. Если вам нравится находиться в центре событий, вы быстро думаете, умеете организовывать людей и процессы и хотите получить уникальный опыт работы непосредственно с собственником — будем рады познакомиться. Откликайтесь — сначала встретимся в Zoom.