Помощник/ассистент руководителя

Описание

Ищем ответственного и системного сотрудника для работы непосредственно с собственником бизнеса. Основная задача — контролировать выполнение текущих процессов и поручений по нескольким направлениям: коммерческая недвижимость, розничный бизнес, финансовая отчетность, документы и контроль сотрудников. Обязанности Недвижимость: • контроль своевременного поступления арендных платежей; • ведение информации по арендаторам и объектам; • еженедельный объезд объектов недвижимости; • контроль технического и внешнего состояния объектов; • фотофиксация и постановка задач по выявленным недостаткам; • взаимодействие с арендаторами с отдельного рабочего телефона. Финансы и отчетность: • контроль своевременной сдачи финансовых отчетов сотрудниками; • внесение данных в Excel/Google Таблицы; • ведение и актуализация управленческих таблиц; • подготовка сводной информации для собственника; • контроль платежей, сроков и необходимых документов. Документы и поручения: • получение и отправка корреспонденции; • работа с Почтой России, организациями и государственными учреждениями; • получение документов по доверенности; • поездки в суды и другие учреждения для подачи/получения документов; • контроль сроков по документам и обращениям. Контроль сотрудников: • участие в рабочих чатах и группах компании; • фиксация поставленных собственником задач; • контроль сроков и фактического выполнения поручений; • запрос отчетов и подтверждений выполнения; • напоминание ответственным сотрудникам; • информирование собственника о просроченных или невыполненных задачах. Кого мы ищем Нужен не просто секретарь, а человек, который умеет контролировать и доводить поставленные задачи до результата. Важно: • высокая организованность и ответственность; • внимательность к цифрам и документам; • уверенное владение Excel/Google Таблицами; • грамотная письменная и устная речь; • умение самостоятельно организовывать свой рабочий день; • настойчивость при контроле других сотрудников; • готовность к разъездной работе по городу; • нормальное отношение к работе с документами, судами и государственными учреждениями; • соблюдение конфиденциальности. Опыт работы помощником руководителя, операционным ассистентом, координатором, администратором, бухгалтером на первичной документации или управляющим будет преимуществом. Условия • работа напрямую с собственником; • несколько действующих направлений бизнеса и объекты недвижимости; • офисная и разъездная работа; • предоставляется отдельный рабочий телефон; • официальные доверенности для выполнения необходимых поручений; • понятные задачи и зоны ответственности; • долгосрочная работа. По недвижимости предусмотрено несколько дней интенсивной офисной работы ежемесячно для сверки платежей и отчетности, а также объезд объектов примерно один раз в неделю. Остальное время — текущий контроль бизнеса, сотрудников, документов и поручений собственника. Заработная плата: обсуждается по результатам собеседования и зависит от опыта кандидата. В отклике коротко напишите: 1. Где и кем работали последние 2–3 года. 2. Насколько уверенно работаете с Excel/Google Таблицами. 3. Был ли опыт работы с документами, судами или государственными учреждениями. 4. Был ли опыт контроля работы других сотрудников. Ищем человека на длительный срок, которому можно передать значительную часть текущего операционного контроля.