Бизнес-ассистент / Помощник руководителя
Описание
Бизнес-ассистент генерального директора с перспективой роста «Индиго» — российская компания с историей более 20 лет. Когда-то мы начинали с 19 розничных точек в Москве, а сегодня активно развиваем продажи аксессуаров и электроники на маркетплейсах. Более 8 лет успешно работаем на Wildberries и занимаем сильные позиции в своих товарных категориях: зарядные устройства, кабели, пауэрбанки и держатели для телефонов. Сейчас в компании работает около 25 человек. Мы продолжаем расти, усиливаем команду и систематизируем управление. Генеральному директору нужен бизнес-ассистент, который возьмёт на себя организационные и операционные задачи, поможет навести порядок в процессах и освободит время руководителя для развития бизнеса. Это не формальная роль секретаря. Мы ищем человека, который умеет превращать договорённости в конкретные задачи, контролировать сроки, заранее видеть организационные вопросы и доводить их до результата. Ваш главный результат Рабочий график и приоритеты руководителя организованы. Договорённости после встреч зафиксированы и переведены в задачи. Сроки контролируются, а нерешённые вопросы не теряются. Информация для принятия решений подготовлена заранее и в понятном виде. Большая часть текущих организационных вопросов решается без постоянного участия генерального директора. Чем предстоит заниматься Организационная поддержка генерального директора Вести календарь, планировать встречи и контролировать расписание. Помогать расставлять приоритеты и напоминать о важных задачах. Готовить руководителя к встречам: собирать материалы, цифры и необходимую информацию. Организовывать командировки: билеты, проживание, трансферы, регистрацию на мероприятия. Отслеживать профильные выставки и деловые мероприятия, в том числе в Китае. Подбирать обучение для руководителя и сотрудников компании. Контроль задач и договорённостей Вести протоколы совещаний и фиксировать принятые решения. Ставить задачи сотрудникам в Bitrix24 и контролировать сроки выполнения. Запрашивать статусы, напоминать об обязательствах и возвращаться к исполнителям до получения результата. Координировать взаимодействие между подразделениями. Заранее сообщать руководителю о рисках, задержках и вопросах, требующих его решения. Поиск и анализ информации Искать и сравнивать подрядчиков, сервисы, предложения и варианты решений. Готовить аналитические таблицы, справки, отчёты и презентации. Собирать большие объёмы информации и выделять главное. Использовать инструменты искусственного интеллекта для поиска, анализа, подготовки материалов и автоматизации повторяющихся задач. Документы и административные вопросы Организовывать документооборот: печать, сканирование, загрузку и хранение документов. Работать с деловой корреспонденцией. Следить за порядком в рабочих папках и информационных системах. Координировать текущие вопросы офиса: заказ воды, кофе, канцелярии и расходных материалов. Вести учёт техники и другого имущества, выданного сотрудникам. Взаимодействовать с клинингом и другими обслуживающими организациями. Проектные задачи По мере погружения в бизнес и готовности брать больше ответственности вы сможете самостоятельно вести внутренние проекты, направленные на развитие и повышение эффективности компании. В перспективе возможен рост до руководителя проектов или операционного руководителя. Рост зависит от результатов, самостоятельности и способности управлять более крупными зонами ответственности. Мы ожидаем Опыт работы от двух лет бизнес-ассистентом, помощником руководителя, координатором проектов или офис-менеджером с расширенным функционалом. Опыт работы в Bitrix24 или другой системе постановки и контроля задач. Уверенное владение Excel и Google Таблицами: формулы, фильтры, функции поиска, сводные таблицы. Умение использовать инструменты искусственного интеллекта в работе и проверять качество полученного результата. Опыт координации задач между сотрудниками или подразделениями. Грамотную устную и письменную речь. Умение вести протоколы и кратко фиксировать основные решения. Высокий уровень ответственности и конфиденциальности. Для нас важно, чтобы вы: были системным человеком и умели наводить порядок в большом количестве задач; не ждали подробной инструкции, а уточняли результат и предлагали варианты решения; были тактично настойчивы и умели добиваться выполнения задач без конфликтов; заранее видели риски и предупреждали о них; не терялись при смене приоритетов; доводили начатое до конца; были честны, открыты и вовлечены в общий результат. Мы предлагаем График работы 5/2, с 08:00 до 17:00. Работу в офисе по адресу: Москва, Волоколамское шоссе, 116, стр. 1, станция метро «Тушинская». В отдельных срочных ситуациях важно быть на связи с руководителем вне рабочего времени. Доход, состоящий из фиксированного оклада и премии по результатам работы. Работу напрямую с генеральным директором компании. Возможность видеть, как принимаются ключевые управленческие решения. Реальное влияние на эффективность руководителя и работу компании. Возможность выстраивать процессы практически с нуля. Профессиональный и карьерный рост по мере расширения зоны ответственности. Если вам нравится наводить порядок, держать под контролем множество задач и видеть конкретный результат своей работы — будем рады познакомиться. В сопроводительном письме кратко расскажите о ситуации, когда вам удалось систематизировать процесс, организовать работу руководителя или довести сложную задачу до результата.