Chief of Staff / Family office manager

Описание

LuckyGroup — международная компания, создающая и развивающая проекты и решения в сфере медиабаинга и партнёрского маркетинга. Ищем сильного Chief of Staff / Family office manager — человека, который станет правой рукой руководителя и возьмёт на себя координацию личных и организационных задач.Это не классическая позиция секретаря или административного ассистента. Нам нужен самостоятельный управленец, который умеет организовывать процессы, координировать людей и подрядчиков, контролировать выполнение задач и выстраивать работающие регламенты. Чем предстоит заниматься: координировать работу личного персонала и подрядчиков: ставить задачи, контролировать сроки и качество выполнения; организовывать подбор и адаптацию личного персонала: водители, домашний персонал, помощники; выстраивать и внедрять регламенты, инструкции, чек-листы и стандарты работы; вести систему задач руководителя: фиксировать договорённости, контролировать дедлайны, инициировать follow-up и своевременно напоминать о важных вопросах; решать нестандартные задачи «под ключ»: находить нужных специалистов, товары, услуги, организовывать сложную логистику и мероприятия; собирать и анализировать информацию, сравнивать варианты и предлагать оптимальное решение с аргументацией; вести переговоры с подрядчиками и поставщиками, добиваться лучших условий и оптимизировать расходы; контролировать бюджеты, расходы и финансовую отчётность по порученным направлениям; предлагать и реализовывать улучшения процессов, предотвращать проблемы до их возникновения; выполнять личные поручения руководителя и обеспечивать высокий уровень сервиса; при необходимости сопровождать руководителя в поездках и командировках. Наши ожидания: опыт работы личным ассистентом первого лица, Chief of Staff, project/operations manager или на аналогичной позиции с широким кругом ответственности; опыт координации людей и подрядчиков, в том числе без прямого административного подчинения; навык самостоятельного подбора персонала и проведения собеседований; опыт разработки регламентов, инструкций и чек-листов с нуля; сильные навыки планирования и управления большим количеством параллельных задач; системность, внимательность к деталям и развитый навык follow-up; умение самостоятельно искать информацию, анализировать варианты и принимать решения; опыт переговоров и работы с подрядчиками; ответственное отношение к финансам и конфиденциальной информации; высокий уровень самостоятельности и готовность работать в режиме высокой динамики. Будет преимуществом: опыт работы с личным персоналом и family office; опыт управления проектами или операционными процессами; английский язык на уровне от B2; опыт международных командировок и организации поездок; владение Notion, Asana, Todoist и другими task-management системами; использование AI-инструментов для автоматизации и ускорения рабочих процессов. Что мы предлагаем: формат работы: remote + командировки; предлагаем атмосферу молодой компании, гибких процессов и прозрачности; оформляем по ТК РФ и всё, что с этим связано; предоставляем ДМС после испытательного срока, а еще у нас есть корпоративный врач; поддерживаем стремление к развитию: корпоративные скидки на обучение от партнеров; доверяем: есть возможность взять 3 дня в квартал по болезни, без официального подтверждения.