Офис-менеджер
Описание
Nord Clan — компания по разработке ПО на заказ. Мы создаем высоконагруженные интеграционные проекты, системы дистанционного обслуживания для финтеха, производства и медицины — как полностью своей командой, так и в рамках партнерства с крупными интеграторами.Мы создаем собственные продукты на основе машинного зрения и нейросетей. Входим в ТОП-3 игроков рынка искусственного интеллекта России (рейтинг Рунета, 2025). Наша платформа на основе машинного зрения и нейросетей ML Sense — лучшее отраслевое решение для промышленности (конкурс “Лидеры цифровизации”, 2025), лучший инновационный продукт (конкурс Smart 500, 2025). Нам доверяют Wildberries, Яндекс, Росатом, HeadHunter, Самолёт плюс, СберТех, Северсталь, Инвитро, ЦИАН, Банки.ру, Dostaевский и другие лидеры рынка.Входим в реестр аккредитованных МинЦифры организаций, осуществляющих деятельность в области информационных технологий. У нас два офиса: в Санкт-Петербурге и Ульяновске, и удаленные сотрудники почти во всех уголках России. Сейчас в поиске офис-менеджера. Важно: работа только в офисе! (Ленинский район, Федерации 97). Что нужно будет делать: 1. Офис-менеджмент Организация входящего и исходящего документооборота компании, ведение отчётности и контроль отправок; Организация и контроль командировок и приездов сотрудников; Коммуникация и контроль работы курьерских служб; Организация и контроль заказа обедов для сотрудников; Систематизация и оптимизация рабочих процессов между отделами компании; Организация снабжения кофе-поинтов (кофе, чай, сладости, фрукты, одноразовая посуда); Организация и участие в закупках продовольственных товаров и питьевой воды 2. Административно-хозяйственная часть Участие в разработке, планировании и контроле бюджета; Организация и контроль планово-предупредительных и аварийно-ремонтных работ; Контроль материально-технического обеспечения подразделений компании; Контроль сохранности имущества компании, организация своевременного ремонта; Контроль эксплуатации инженерных коммуникаций (отопление, водоснабжение, кондиционирование, вентиляция, электрика) и состояния помещений; Контроль рационального расходования средств, выделяемых на хозяйственные нужды; Организация и контроль работ по благоустройству, озеленению и уборке территории, фасадов зданий и помещений компании; Организация и участие в закупках мебели, хозтоваров, оборудования, типографской продукции, СИЗ, техники и электрооборудования; Курирование и контроль работы клининговой компании (уборщицы, дворники и т.д.) 3. Документооборот и делопроизводство Регистрация и контроль возврата документов в Directum; Регистрация входящих и исходящих документов; Регистрация и нумерация договоров и приказов. Каких кандидатов мы ждем: Обладающих опытом работы в аналогичной позиции от 3-х лет; Опыт организации документооборота, в том числе опыт работы с системой Directum (или готовность быстро освоить); Опыт взаимодействия с подрядчиками и сервисными компаниями (клининг, курьерские службы, поставщики); Опыт участия в бюджетировании и контроле расходов; Базовое понимание эксплуатации инженерных коммуникаций (отопление, водоснабжение, кондиционирование, электрика) — на уровне постановки задач подрядчикам и контроля их исполнения; Опыт организации закупок (продукты, хозтовары, мебель, оборудование, СИЗ); Уверенный пользователь ПК: MS Office / Google Workspace, опыт работы с системами электронного документооборота; Грамотная устная и письменная речь; Высокий уровень организованности, многозадачность, внимание к деталям; Проактивность, самостоятельность в принятии решений в рамках зоны ответственности; Развитые коммуникативные навыки, умение выстраивать работу с разными отделами и внешними подрядчиками; Стрессоустойчивость, готовность к оперативному решению нестандартных ситуаций; Ответственность и высокий уровень исполнительской дисциплины. Мы предлагаем: полностью «белая» компания, оформление по ТК; работа 5/2, “гибкие” начало дня (с 8:00 до 11:00) и время обеда; насыщенная традициями корпоративная жизнь; в наличии чаты по интересам и поддержка по всем аспектам - в работе и не только; развитие и обучение: делимся экспертизой, делаем доклады и митапы, ведем блоги на Хабр и VC, посещаем профильные конференции/семинары, в наличии — вебинары, книги, возможность посещать курсы и т.д.; отзывчивый коллектив, адекватное руководство, внутреннее менторство и поддержка на проектах; открытая корпоративная культура, где ты сможешь влиять на процессы, инициировать новые проекты, расти и развиваться вместе с компанией.