Специалист по делопроизводству и архиву

Описание

Обязанности: Регистрация и первичная обработка: Прием всей входящей корреспонденции (Почта России, курьеры, Желдорэкспедиция и др.). Регистрация входящих и исходящих пенсионных документов в системе 1С: УДФ. Первичная экспертиза документов (проверка наличия печатей, подписей, отсутствия исправлений). Архив и сканирование: Сканирование и размещение документов в 1С: ЭА (включая повторную загрузку по запросам коллег, если первый скан оказался нечитаемым). Формирование ежедневных папок и описей поступающих документов. Комплектование архивных коробов, составление описей и подготовка к отправке на централизованное хранение. Изъятие документов из архива по запросу смежных подразделений (with оформлением листов-заменителей и фиксацией в 1С: УДФ). Взаимодействие и контроль качества данных: Подготовка сопроводительных писем при возврате документов. Формирование почтовых реестров для отправки официальных писем через Почту РФ. Обеспечение сохранности документов, поступивших на регистрацию и отправку. Проверка качества работы в ИС: контроль отсутствия пустых карточек документов (без прикрепленных файлов) и разбор папки «Неразобранные». Требования: среднее профессиональное или высшее образование по специальностям «Документоведение и архивоведение», «Административный менеджмент», «Юриспруденция» или смежным направлениям. Будет преимуществом: наличие сертификатов по электронному документообороту (ЭДО), например, «1С:Документооборот», или курсов по архивному делу. Опыт работы от 1–2 лет в сфере делопроизводства или регистрации документов. Предпочтительно: в финансовых организациях, НПФ, банках или государственных учреждениях. Понимание норм делопроизводства, правил регистрации входящей корреспонденции. Практический опыт обработки входящего потока (сканирование, индексация, маршрутизация). Успешный опыт работы со смешанными потоками (бумажные документы, email, ЭДО-системы) с фокусом на конфиденциальные материалы и персональные данные клиентов. Навыки контроля: проверка комплектности, выявление дубликатов, подготовка уведомлений о приеме. Мы предлагаем: Стабильность: официальное трудоустройство с первого дня. Доход: фиксированный оклад + квартальная премия. Забота о здоровье: расширенный пакет ДМС со стоматологией с первого рабочего дня. Поддержка: доплата по больничному листу до 100% (раз в год до 10 дней). Бонусы: единовременная выплата к отпуску в размере оклада (со второго года работы).