Офис-менеджер

Описание

Обязанности: Обслуживание офиса (закупка канцелярских и иных офисных расходов для поддержания жизнедеятельности офиса, обеспечение офиса водой, организация и контроль клининга, организация ремонта и ежедневные бытовые задачи по поддержанию офиса). Организация курьерской доставки (курьер, курьерские службы, почта России), контроль за расходами курьерских служб, инициация оплаты. Сканирование входящей документации в рамках распределения с сотрудниками документооборота. Ведение бумажного и электронного архивов входящей документации. Предоставление необходимых документов из архива по запросам. При необходимости организация передачи в государственный архив документов. Передача на подписание ответственным лицам бумажных версий документов. Ведение реестра исходящих/входящих документов. Организация подключения сотрудников к корпоративному такси, которым положено такси согласно ВНД, контроль расходов, инициация оплаты. Организация централизованной закупки корпоративных подарков, букетов для партнеров в день рождения и ведение реестра подарков, их отправка. Коммуникация с арендодателем, контроль за арендными платежами и документами. Организация онлайн-звонков и встреч в офисе, в т.ч. календарь встреч в офисе. Поиск офисного помещения в случае принятия решения о смене офиса. Поиск поставщиков при закупке мебели, предметов интерьера для офиса. Составление ежегодного бюджета по административным расходам и контроль за его исполнением. Требования : Опыт работы на административных позициях от 1 года, желательно в офис-менеджменте или аналогичных сферах. Знание офисных процессов и правил документооборота (сканирование, архивирование, контроль документов). Навыки организации логистики и доставки (курьерские службы, почта России), а также контроль за расходами. Умение вести реестры и учет входящей и исходящей документации. Опыт организации офисных бытовых задач: закупка канцелярских товаров, обеспечение водой, контроль клининга и ремонта. Навыки планирования и ведения бюджета по административным расходам. Коммуникабельность, грамотная устная и письменная речь, умение вести деловую переписку. Ответственность и исполнительность, способность выполнять поручения руководителя. Умение находить и взаимодействовать с поставщиками мебели, интерьера и сервисов. Опыт организации онлайн-звонков, встреч и корпоративных мероприятий. Знание основ работы с арендными документами и контроль арендных платежей. Навыки поиска и подбора офисных помещений, а также организация логистики при необходимости. Желателен опыт работы с корпоративным транспортом и организациями по его обслуживанию. Владение ПК и офисным программным обеспечением (MS Office, электронная почта, календарь).