Секретарь руководителя

Описание

На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее высшее образование (специалитет, бакалавриат) либо среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы. Работник должен знать: Правила защиты конфиденциальной служебной информации. Правила и этику делового общения. Структуру Учреждения и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами. Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления. Правила составления и оформления информационно-справочных, управленческих документов и служебных писем. Правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами. Типовые сроки исполнения документов. Требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными правовыми актами и государственными стандартами. Порядок формирования и оформления дел, специфика формирования отдельных категорий дел. Состав организационной техники, ее устройство и порядок работы с ней. Трудовое законодательство РФ, основы воинского и кадрового учёта. Правила ведения, оформления и хранения трудовых книжек. Правила оформления при приеме на работу, увольнении и переводе. Порядок проведения обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров работников Учреждения. Требования охраны труда в части, регламентирующей выполнение трудовых обязанностей.

Обязанности

Вести прием и сортировку поступающих в приемную входящих документов. Подготавливать входящие документы для рассмотрения начальником. Организовывать работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства. Правильно и своевременно распределять и подшивать документы. Доводить до сведения работников Учреждения распоряжения начальника. Проверять исполнения поручений начальника в установленный срок. Оформлять распорядительные (приказы, распоряжения) и информационно-справочные документы (служебные письма, справки, докладные и служебные записки). Документально оформлять решения начальника, доводить до сведения работников Учреждения устных распоряжений начальника. Организовывать хранение документов в приёмной Учреждения. Своевременно обрабатывать и отправлять исходящие документы. Грамотно составлять и печатать служебные документы и материалы. Осуществлять воинский учёт, кадровый учёт и делопроизводство Учреждения. Вести график отпусков работников Учреждения. Принимать, регистрировать и хранить заявления работников Учреждения. Своевременно предоставлять отчетность по имеющимся вакансиям в Учреждении. Оформлять документацию при приёме, переводе и увольнении работников в Учреждении. Ознакамливать работников с локальными актами Учреждения. Вести учёт, хранить и заполнять трудовые книжки работников Учреждения.