Специалист по документообороту

Описание

Обязанности: Регистрация входящей и исходящей документации Ведение реестров Загрузка входящих и исходящих писем в 1С Работа в 1С документооборот. Прием и учет входящих заказов на производство Передача заказов на рассмотрение специалистам Ведение деловой переписки Подготовка и заполнение опросных листов, бланков, спецификаций. Ведение базы в 1С и CRM данных организации Обучение новых специалистов работе в базе организации Контроль за обработкой поступивших заявок. Контроль работы орг. техники, компьютеров и т.д. Оформление заявок на закуп для согласования договора. Заключение договоров с поставщиками на оказание услуг.-Согласования договора у всех подписантов в неакторе (юрист, бухгалтер, аудит, финансист) Составление и оформление приказов в рамках своей деятельности:-составление приказа и служебную записку;- подписание приказа и служебную записку;-курирование отгрузок с бухгалтерией;- подготовление документации по приказам для сдачи в бухгалтерию для отчётности. Поддержание связи с контрагентами касаемо оплат и закрытия месяца-контроль правильности выставления документа; Оформление заявок на оплату:-согласование оплат по счет-фактурам,-согласование предоплат по договорам.-отслеживание статус оплат и контроль движения заявки на оплату по стадиям маршрута, решение вопросов. Заполнение данных в базе по всем видам продукции и по всем статьям.-Заполнения данных по счет-фактурам;-Ведение баз данных договоров для отслеживания и отчетности. Подготовка плана оплат по всем контрагентам для финансового отдела и контроль за их проведением. Составление ежеквартального отчета по контрагентам:-сбор актов по отгрузкам с бухгалтерии согласно приказам;-заполнения данных по актам приема-передач;-выгрузка всех согласованных счет-фактур, акт выполненных работ и ТТН;-подготовка и сбор данных по платежному поручению для казначейства в системе 1С;-проверка и заполнения расходов по брендам и статьям согласно счет-фактурам;-и спонсорские договора-запрос данных по себестоимости продукта у финансиста и заполнения этих данных в отчетах. Прием, проверка, регистрация и сканирование документов; Ведение электронного архива; Сбор, обработка и архивирование оригиналов документов поставщиков; Оказание методической помощи в поиске необходимых документов.-Проверка и выгрузка остатков ТМЦ по складам в системе 1С-Подготовка актов списания. Осуществление приёма входящих телефонных звонков и оказание консультации в рамках своей деятельности; Выполнение поручений руководителя отдела в составлении отчетов по оплатам и т.д.; Работа в системах faktura.uz, soliq.uz, didox.uz (выгрузка документов, отправка писем в в рамках своей деятельности отдела); Юнискан/ГС1 Рус; Честный знак; Меркурий.Работа с ЭДО (Контур Диадок, СБИС) по отправке и обработке первичной документации Задачи в JIRA по отправке/ переотправке документов Регистрация входящей и исходящей документации в 1С: Документооборот Организация отправки документов курьерской службой / почтой РФ Сканирование документов. Распределение документов по отделам. Организация подписания документации. Организация отправки документации. Занесение в Битрикс счетов, договоров. Подготовка актов ГПХ.Взаимодействие со смежными отделами (бухгалтерия, отдел кадров, юридический департамент, отдел безопасности). Заказ пропусков, заказ канцелярских принадлежностей, воды, продуктов питания, мебели. Общение с управляющей компанией в офисе(коммуникация по всем возникающим вопросам с арендодателем, урегулирование вопросов). Условия: Работодатель предоставляет оргтехнику (ноутбук/компьютер, телефон, симкарта) Командировки оплачиваются (проживание, транспорт, суточные)