Офис-менеджер

Описание

• Организация и обеспечение функционирования офиса и студии (подготовка к рабочему дню, контроль за порядком в помещении и надлежащим состоянием оборудования и коммуникаций, взаимосвязь с сервисными организациями по техническому обслуживанию офиса);

• Организация закупки материалов и техники, обеспечение всем необходимым работников офиса и студии (определение потребности, составление плана на канцтовары, расходные материалы и др., размещение заказа у поставщиков, заключение договоров и оплата услуг);

• Составление смет на материально-техническое обеспечение офиса и организация работы по ведению бюджета расходов на офисные нужды, по оптимизации затрат;

• Ведение и контроль документооборота (внутри компании, в рамках сотрудничества с другими организациями и учреждениями), прием и обработка входящей исходящей корреспонденции;

• Организация встреч и необходимого обслуживания партнеров, клиентов (материально-техническое обеспечение переговоров, совещаний, конференций, презентаций, семинаров и др.);

• Административная работа по сопровождению студии (поиск моделей, контроль записи на семинары, прием платежей от моделей и мастеров, списание продукции на семинары);

• Консультирование клиентов по товарам выставочного зала, прием, оформление и сопровождение клиентских заказов на всех стадиях;

• Обработка заказов, поступающих из интернет-магазина и от менеджеров отдела продаж;

• Обеспечение хранения товарно-материальных ценностей офиса и выставочного зала (канцтовары, расходные материалы, продукция для продажи клиентам, оборудование, и т. д.), учет и выдача данных материалов и продукции сотрудникам, проведение инвентаризаций и ревизий;

• Организация поездок и командировок (выдача средств, бронирование билетов и гостиниц);

• Ведение первичной бухгалтерии, прием и выдача наличных денег и оформление кассовых документов (счета-фактуры, накладные, расходные и приходные ордера и др.), консолидация;

• Выполнение поручений руководства.

• Опыт выполнения аналогичных обязанностей.

• Готовность учиться и развиваться вместе с компанией.

• Грамотная письменная и устная речь.

• Навыки делового общения, в т.ч. деловой переписки.

• Знание программ MS Office (Word, Excel) и/или Документов и Таблиц Google на уровне пользователя.

• Динамичность и умение работать в режиме многозадачности.

• Высоко развитые коммуникативные качества.

• Умение располагать к себе людей.

• Инициативность.

• Организаторские способности.

• Трудоустройство по ТК РФ;

• График работы понедельник-пятница 9.00-18.00;

• Удобное расположение офиса (10 минут пешком от метро пл. Ленина);

• Заработная плата 2 раза в месяц.